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Administración de Actas Digitales

Módulos incluidos

• Guaraní
• Araí-Usuarios
• Araí-Documentos
• Huarpe

Requisitos Técnicos de Configuración

Una vez realizada la instalación de los sistemas se debe realizar la configuración y vinculación de los mismos. Este proceso se detalla en este apartado: https://expedientes.siu.edu.ar/docs/guarani/

Parámetros a Configurar en Guaraní

Parámetro	Descripción	Valores permitidos	Referencia
autoridad_firma_acta_digital	Define si la autoridad debe o no firmar las actas digitales ademas de los docentes.	S: La autoridad debe firmar el acta digital. N: La autoridad no debe firmar el acta digital.	Este parámetro permite configurar si la autoridad debe o no firmar las actas digitales además de los docentes.
cur_utiliza_acta_digital_promo	Define si se utiliza actas digitales en actas de promoción.	S: Se utilizan actas digitales para las actas de promoción. N: No se utilizan actas digitales para las actas de promoción.	Este parámetro permite configurar si se utilizará acta digital de promoción en la documentación que se emite del sistema o si se utiliza acta impresa.
cur_utiliza_acta_digital_regul	Define si se utiliza actas digitales en actas de regulares.	S: Se utilizan actas digitales para las actas de regulares. N: No se utilizan actas digitales para las actas de regulares.	Este parámetro permite configurar si se utilizará acta digital de regularidad en la documentación que se emite del sistema o si se utiliza acta impresa.
docentes_nivel_autorizacion	Define el nivel de autorización de los docentes para las actas digitales	S: El docente utiliza autorización simple. D: El docente utiliza firma digital.	Este parámetro permite configurar el nivel de autorización de los docentes para las actas digitales. En caso de establecer el valor de este parámetro como S, al momento de cerrar el acta, el docente deberá ingresar a SIU-Huarpe y autorizar el acta. En caso de establecer el valor de este parámetro como D, al momento de cerrar el acta, el docente deberá firmarla digitalmente.
equiv_utiliza_acta_digital	Define si se utiliza acta digital en actas de equivalencias	S: Se utilizan actas digitales para las actas de equivalencia. N: No se utilizan actas digitales para las actas de equivalencia.	Este parámetro permite configurar si se utilizará acta digital en equivalencias en la documentación que se emite del sistema o si se utiliza acta impresa.
exa_utiliza_acta_digital	Define si se utiliza actas digitales en actas de examen.	S: Se utilizan actas digitales para las actas de examen. N: No se utilizan actas digitales para las actas de examen.	Este parámetro permite configurar si se utilizará acta digital en la documentación que se emite del sistema o si se utiliza acta impresa.

Configuraciones Funcionales

1. Generar los usuarios y permisos desde Araí-Usuarios para las Autoridades y Docentes que deberán firmar/autorizar las actas digitalmente.

2. Configurar las autoridades firmantes desde la operación Administrar Autoridades Firmantes y vincularles sus usuarios de Araí-Usuarios desde Administrar Personas >> Acceso al Sistema

3. Configurar los docentes desde Administrar Docentes y vincularles sus usuarios de Araí-Usuarios desde Administrar Personas >> Acceso al Sistema

Pasos del Circuito

1. Crear las comisiones; asociarles los docentes y tildarles el checkbox de "Firma" a aquellos que deberán firmar/autorizar las actas digitales. Tildar que la persona es firmante.

2. Una vez finalizada la cursada se generan, imprimen y se cierran las actas. Automáticamente el sistema las envía a la bandeja de firmas de Huarpe.

3. Los docentes ingresan a Huarpe y firman/autorizan las actas.

4. Las autoridades ingresan a Huarpe y firman las actas.

ACLARACIÓN: En el caso de las actas de examen y de equivalencia, los pasos son los mismos, con la diferencia de que en las mesas de examen todos los docentes de la mesa deben firmar o autorizar las actas digitales.

ACLARACIÓN: Tener especial cuidado cuando:

1. No hay docenes en acta de cursado y solo hay autoridad firmante. Se enviará únicamente a la/s autoridad/es firmantes.
2. No se marcó "Firmar" en la comisión a los docentes y solo hay autoridad firmante. Se enviará únicamente a la/s autoridad/es firmantes.
3. Los docentes solo visan las actas y no hay autoridad firmante. El acta quedará sin firmas.
4. No hay docentes o no pueden firmar y no hay autoridad firmantes. Genera un error y no se puede cerrar.

Webinars y charlas de Interés

Webinar - Administración de Actas Digitales

- Implementación de Actas Digitales en la UNC

Preguntas Frecuentes

• ¿Qué sucede con los Libros y Folios para las actas digitales?

En el caso de las Actas Digitales no se utilizan los conceptos de Libro y Folio. Las actas digitales no se asocian a un Libro y al no ser físicas no se incorporan a un folio. Por lo tanto en la cabecera de las actas digitales se puede apreciar que no figuran dichos campos.

• ¿Qué sucede si el acta ya fue enviada a firmar y se detecta un error en la misma?

Hasta la versión 3.22 de Guaraní, si el acta ya fue enviada a firmar significa que en Guaraní la misma ya se encuentra cerrada. Por lo tanto si se detecta un error en la misma NO SE DEBE RECHAZAR LA FIRMA. El acta debe ser firmada de igual manera y posteriormente realizar un acta rectificativa para solventar el error.

• ¿Qué sucede si se detecta que uno de los firmantes no debe firmar?

En estos casos la persona que sea el dueño del documento en Araí (por defecto el usuario que cerró el acta en guaraní) deberá ingresar a Huarpe y dentro de la sección de "Enviados por mi" podrá modificar el flujo de firmas.

• ¿ Qué sucede si se rechaza el acta desde huarpe?

Si se detecta un error en el act, no debe rechazarse. Se debe firmar el acta y luego realizar un acta rectificativa. En caso de que se haya rechazado el acta, se deberá correr un script para volver a enviar el documento a Araí. Para ello se debe levantar un GDS al equipo de Guaraní.

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