SIU-SEEI/UNArg

Administración del MPC de SUDOCU

Caracterización de la Universidad Nacional Argentina (UNArg)

(Modelo SUDOCU 2)

¿Qué es el MPC?

El Módulo de Parametrización y Configuración es la dimensión de SUDOCU que nos permite administrar todos los componentes del sistema desde un perfil administrador. Una de las principales características de SUDOCU 2.X es la flexibilidad en la gestión del MPC. SUDOCU 2.X admite una administración centralizada del MPC, tal como lo hace SUDOCU 1.X pero además incorpora la posibilidad de descentralizar la configuración de algunos o todos los componentes, permitiendo que uno o varios usuarios administradores sean los encargados de modelar el MPC.

En mi institución ¿Cómo me organizo para llevar adelante la administración del MPC?

Existen dos modalidades principales de gestión del MPC

• Administración Centralizada del MPC: Un usuario o más de un usuario serán los encargados de administrar todo el MPC para toda la institución. En el caso de que sean más de un usuario, todos pertenecerán al mismo área.

• Administración Descentralizada del MPC: Un usuario será el encargado de gestionar usuarios administradores descentralizados. Dicho usuario tendrá perfil de administrador absoluto del MPC pero su rol será de creación de usuarios administradores parciales.

En cada unidad académica o Facultad habrá uno o más usuarios que administrarán en conjunto la totalidad de los componentes. En este caso es posible que todos los usuarios administren todos los componentes o que cada usuario administre algunos componentes y entre todos logren la sumatoria de la totalidad de los componentes.

Es importante conocer cómo funciona la institución para identificar qué modalidad de trabajo sería la más adecuada. Es posible iniciar una configuración centralizada y paulatinamente descentralizar la gestión del MPC. También, aunque más complejo, es posible iniciar una configuración descentralizada completamente y paulatinamente centralizarla. La complejidad radica en que se deberá repensar las funciones de los usuarios administradores y la nueva asignación de otros usuarios.

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Entendiendo a la gestión documental como un proceso institucional, recomendamos en primera instancia lograr una administración centralizada del MPC y en caso de ser necesario descentralizar la configuración de algunos componentes para agilizar la gestión. La centralización de la administración del Módulo MPC implica únicamente que uno o más usuarios del mismo área sean los responsables de administrar los diferentes elementos del MPC.

El MPC no interfiere en una posible gestión documental descentralizada. Es decir, se puede llevar a cabo una gestión documental descentralizada mediante una administración del MPC centralizada.

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Configuración del MPC para la institución de ejemplo UNArg

El objetivo de este apartado es dimensionar de una forma más práctica una posible configuración centralizada del módulo MPC de SUDOCU. Para ello se trabajará sobre la Universidad Nacional Argentina.

Antes de iniciar la configuración de SUDOCU se debe analizar la estructura de la universidad, identificar las áreas, criterios comunes, usuarios y demás cuestiones importantes que ordenan la implementación del sistema. Algunas de las preguntas a responder son:

¿Cual es la estructura de áreas que se desea implementar en SUDOCU?

Se considera a un área como unidad de gestión documental que sirve de lugar de archivo de los documentos que se crean y autorizan, además de ser sitio de tránsito o de archivo de todos los contenedores de SUDOCU.

Para responder a la pregunta, es necesario relevar las áreas activas de la institución y conocer su funcionamiento. A continuación se representan las áreas funcionales de la Universidad Nacional Argentina.

NOTA IMPORTANTE
La gestión del MPC dependerá de las características propias de la institución. Recomendamos que si existe un organigrama institucional, éste sea el punto de partida, pero en caso de no existir no debería ser un impedimento para implementar SUDOCU.

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VER!!!!

¿Qué modalidad es la más recomendable para configurar el MPC en UNArg? (Centralizada/descentralizada)

La estructura de áreas a implementar en SUDOCU no necesariamente tiene que coincidir con la estructura orgánica de la institución.

Muchas veces el organigrama institucional no representa la realidad actual dado que está obsoleto o la dinámica de trabajo impide que éste sea actualizado. Sin embargo no es obligatorio contar con un organigrama actualizado para implementar SUDOCU.

En el caso de ejemplo, la UNArg es una universidad centralizada en su gestión y por tal motivo se determinó que la administración del módulo MPC de SUDOCU será centralizada: Un usuario será el administrador total de los componentes del MPC para toda la institución.

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¿Qué implica la configuración centralizada del MPC?

Tal como se mencionó anteriormente, una configuración centralizada del MPC únicamente implica que todos los componentes del MPC serán administrados por uno o más de un usuario del mismo área.

El área a designar para dicha tarea debe ser un área estratégica institucionalmente, que tenga funciones transversales y pueda comprender el funcionamiento institucional desde una perspectiva más integral.

En el caso de la UNArg, se resolvió que la Secretaría de Tecnología de la Información y la Comunicación dependiente de Rectorado será la encargada de la implementación del sistema y por tal motivo será única responsable de administración total de los componentes del MPC (Usuarios, áreas, Templates PDF, Templates de Documentos, Numeradores, Roles, Personas, Tipos de Documentos y Carpetas MPD).

Se designará a dos personas que serán usuarios (titular y suplente) y tendrán el rol de usuario administrador del MPC.

Las personas designadas fueron el Empleado A (Titular) y el empleado B(Suplente).

¿Qué Tipos de Documentos serán utilizados?

Es importante relevar qué tipos de documentos son utilizados en la institución, cómo se utilizan y qué función cumplen cada uno de ellos. Aquí, como en la pregunta ¿Cual es la estructura de áreas que se desea implementar en SUDOCU? el objetivo es interiorizarse con la estructura de gestión institucional en pos de aunar criterios y crear consenso.

SUDOCU ofrece un catálogo de más de 90 tipos de documentos preestablecidos. Por ello, UNArg definió los siguientes tipos de documentos preestablecidos a utilizar de manera inicial. En caso de requerirse es posible incorporar paulatinamente más tipos de documentos:

• Nota

• Resolución de Rector

• Resolución de Consejo Superior

• Expedientes

• Trámites

• Convenios

• Informes

¿Cómo será la numeración de los documentos?

Una de las características que posee SUDOCU es la numeración automática de documentos creados. Dependiendo de la configuración de los numeradores y tipos de documentos asociados es posible una numeración centralizada para todo el organismo o para un área.

En UNArg, se definió que toda documentación generada en SUDOCU tendrá el siguiente formato de numeración.

Sigla de la Universidad-Sigla área de creación-Tipo de Doc-12/2023" (OJO! ver RECT_+area)

Por ejemplo:

Nota creada por Mesa de Entradas: UNArg-RECT_ME-NOT-12/2023

Resoluciones de Rector creada en Rectorado: UNArg-RECT-RR-20/2023

Resoluciones de Consejo Superior creada en Consejo Superior: UNArg-CS-RCS-18/2023

Expediente creado en el área de Dirección General de Recursos Humanos: UNArg-RECT_DGRH-EXP-11/2023

Convenio creado en la Secretaría de Bienestar y Extensión: UNArg-RECT_SBE-CONV-31/2023

Informe creado en la Secretaría de Planificación: UNArg-RECT_SP-INF-29/2023

¿Cómo se definen las vistas y herramientas que tendrán habilitadas cada uno de los usuarios en SUDOCU?

Dado que para la implementación de SUDOCU 2 es necesario la creación de modelos de perfiles de gestión documental, es sumamente necesario analizar al conjunto de los empleados de cada área para poder crear perfiles administrativos que sean lo más homogéneos entre áreas y de ese modo facilitar la tarea de asignación de perfil a cada usuario.

Si bien es cierto que el concepto de perfil se originó en SUDOCU 1, éste estaba integrado al componente de Usuarios.

El la versión 2.x.x de SUDOCU se independiza con el objetivo brindar una administración más descentralizada del MPC y crear combinaciones entre usuarios, áreas y permisos.

Un perfil es un conjunto de características que surgen entre el perfil de acceso a SUDOCU (invitado/usuario/administrador), las vistas asignadas, los tipos de documentos asignados y/o los componentes asignados.

Es posible asignar varios perfiles al mismo usuario así como también un único perfil a un único usuario.

La incorporación de la entidad Perfiles en SUDOCU 2.x.x toma relevancia en la medida que permite que el mismo usuario tenga un perfil usuario para diferentes áreas con permisos diferentes para cada área.

Para el diseño de modelos de perfiles hay que detenerse en cada área, conocer sus funciones dentro de la institución, qué tipos de documentos utiliza, que procesos se realizan. Luego, es recomendable centrarse en los usuarios de dicha área y qué funciones cumplen dentro de ella.

Se recomienda realizar un cuadro de doble entrada similar a:

En el caso de la UNArg, se definieron al menos tres modelos de perfiles de usuario por cada área:

• Perfil Usuario Básico: Tiene todas las vistas, herramientas y permisos habilitadas en su área para todos los documentos excepto pero no puede crear Expedientes.

• Perfil Usuario Avanzado: Tiene todas las vistas, herramientas y permisos habilitadas en su área y además puede crear Expedientes.

• Perfil Auditoría: Tiene acceso únicamente a vista avanzada, vista previa, vista mapa, vista abrir y descarga.

A continuación se detallan los perfiles de usuarios para Rectorado:

¿Cuáles serán los usuarios que se deberán crear en SUDOCU?

Una vez que se analizaron los diferentes modelos de perfiles de usuarios es momento de realizar un listado de los usuarios que gestionarán los diferentes documentos en SUDOCU.

Para ello resulta importante retomar la estructura de áreas institucional y revisar qué personas intervienen en los diferentes procedimientos administrativos.

En UNArg se crearán inicialmente:

1- Empleado A (Titular) y el empleado B(Suplente), pertenecientes a Secretaría de Tecnología de la Información y la Comunicación, quienes serán los únicos encargados de gestionar el módulo MPC para toda la institución.

2- Empleado C, cuyo perfil será Básico de Rectorado.

3- Empleado D, cuyo perfil será Avanzado de Rectorado.

4- Empleado E, cuyo perfil será Auditoría de Rectorado.

5- Empleado F (Rector), cuyo perfil será Avanzado de Rectorado.

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¿Cuáles áreas se deberán crear en SUDOCU?

Las áreas a crearse en SUDOCU serán aquellas que reflejen la realidad institucional, respetando en caso de existir la estructura orgánica funcional.

Por otro lado, resulta aconsejable realizar un análisis de las funciones de cada área con una mirada introspectiva, objetiva y parcial; generando una oportunidad de cambio para agilizar la gestión documental.

En el caso de la UNArg, si bien históricamente el área de Mesa de Entradas fue la encargada, entre otras funciones, de la creación de la totalidad de los expedientes, se resolvió que con la implementación de SUDOCU se incorpore una mejora sustancial en la gestión documental: La creación de Expedientes es posible realizarse desde cualquier área de la universidad. Para ello se necesita identificar quienes serán las personas que tendrán dicho permiso dentro de cada área para luego realizar una capacitación funcional sobre la creación y caratulación de expedientes, con el objetivo de mantener una estructura homogénea.

Ahora, la Mesa de Entradas tiene como función la recepción de documentación externa a la UNArg y el envío de documentación hacia el exterior de la institución.

Finalizado el análisis, se determina que las áreas de gestión administrativas serán las mismas que las que se encuentran en la estructura de áreas:

• Universidad Nacional Argentina
  • SUDOCU
  • Consejo Superior
    • Comisión de Interpretación y Reglamento
    • Comisión de Enseñanza y Concursos
    • Comisión de Bienestar y Extensión Universitaria
    • Comisión de Presupuesto
    • Comisión de Investigación Científica, Tecnológica y Planificación
  • Rectorado
    • Mesa de Entradas
    • Secretaría de Administración
      • Dirección General de Recursos Humanos
        • Departamento de Administración de Personal
        • Departamento de Liquidación de Haberes
      • Dirección General de Administración
        • Departamento de Presupuesto
        • Departamento de Tesorería
        • Departamento de Contabilidad
        • Departamento de Compras
        • Departamento de Patrimonio
    • Secretaría de Asuntos Académicos
    • Secretaría de Tecnología de la Información y la Comunicación
    • Secretaría de Bienestar y Extensión
    • Secretaría Legal y Técnica
    • Secretaría de Ciencia y Tecnología
    • Secretaría de Planificación

¿Que es un Template de Documento?

En SUDOCU existe la posibilidad de definir plantillas de documentos. Un Template es una Plantilla que posee las características que debe contener un determinado tipo de documento que se origina en SUDOCU.

La puesta en marcha de SUDOCU es un hito institucional que merece ser tomado como una oportunidad de cambio y mejora en la gestión documental. Por eso, podría ser buen momento para redefinir las características de los documentos institucionales, unificar tipografías, formularios, modelos de notas y cualquier otro documento.

Para la Universidad Nacional Argentina se define un Template de documento para Resolución de Rector. El resto de los tipos de documentos no tendrá un template definido y un único template PDF para todos los tipos de documentos de la institución.

¿Qué es un Template PDF?

De la mano con las plantillas de documento existe otra herramienta que permite definir una plantilla del PDF que visibilizará finalmente al documento creado.

En este sentido es posible apreciar que la creación de un Template PDF permite la configuración de una leyenda a la misma vez que explicita lo definido en un manual de isologotipo o imagen institucional.

En un template PDF encontraremos definiciones desde el lado gráfico de los documentos, como puede ser los márgenes, encabezados o pie de página.

Un ejemplo de un Template de PDF es el siguiente:

Imagen de Captura de PDF de un template en SUDOCU 2 (Esperar a Gestión)

¿Qué es una carpeta MPD y para qué es útil su uso?

Una carpeta MPD es un fichero que visibiliza a los documentos que se filtren para tal fin. Es una herramienta muy útil a la hora de publicar documentos de la institución.

En UNArg se definen dos carpetas públicas para el módulo MPD. Una será para las Resoluciones de Consejo Superior y otra para las Resoluciones de Rector.

El enlace del MPD será publicado en el sitio web de la Universidad para que pueda ser consultado por toda la comunidad.

Definida la administración del MPC, ¿Cómo continúo?

Una vez que fueron definidos los elementos anteriores, el Empleado A (Titular), perteneciente a Secretaría de Tecnología de la Información y la Comunicación inicia con la creación de las áreas, perfiles, usuarios y templates. Dado que los tipos de documentos a utilizar ya existen en el catálogo que trae SUDOCU, no es necesario crearlos.

NOTA IMPORTANTE
Se recomienda utilizar el usuario Admin Sudocu únicamente para la creación de usuarios Administradores SUDOCU, asociados a una persona empleada de la institución. El área SUDOCU debe estar asignada únicamente a los usuarios Administradores y ellos serán quienes creen las demás áreas de la institución.

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