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Buenas prácticas para la optimización del espacio de almacenamiento en la gestión de documentos digitales

Introducción

La implementación de un sistema para la gestión de expedientes digitales da como resultado un ahorro significativo de recursos como resmas de papel, impresoras, toners, cartuchos de tinta, como así también, la administración de archivos físicos (traslados de expedientes, costo de un servicio de guarda documental, dedicar mobiliario o espacio extra para alojamiento del resguardo de la documentación), entre otras cuestiones relacionadas con el tema.

Asimismo hay que destacar que la misma requiere principalmente para su funcionamiento de una infraestructura tecnológica (servidores, equipos networking, enlaces, electricidad, UPS, grupo electrógeno, la Solución de Expediente Electrónico Integrado propiamente dicho), el espacio de almacenamiento que se destinará a los documentos digitales y un equipo técnico especializado que realice dicha instalación, se encargue del mantenimiento y la administración del mismo.

Por último, no debemos olvidar al usuario final. Otra de las piezas importantes del equipo de acompañamiento de la implementación quien provee el principal feedback entre el nivel funcional y la parte técnica.

Finalizada esta pequeña introducción, nos detendremos a mencionar una serie de buenas prácticas marco que podrían ser de utilidad para optimizar la administración del espacio de almacenamiento requerido por los documentos digitales, lo que resultará en una mejor experiencia del usuario final y beneficiará notablemente la gestión de expedientes digitales mediante la SEEI.

Escenario

Documento digital de 4,7 MB incorporado en un expediente (el documento podría haber tenido un tamaño de 0,132 MB si se escaneaba en blanco y negro pero se escaneó a una resolución muy alta 600dpi resultando 35 veces más “pesado”)

¿Cómo afecta el uso de documentos digitales PDF que requieren un espacio de almacenamiento considerable en la gestión eficiente dentro del SEEI?

Cuando los usuarios requieran visualizar en pantalla el contenido del documento digital PDF (a través del navegador), se generará un mayor tráfico ya que deberá “viajar” 35 veces más de información por lo que demorará 35 veces más de tiempo en llegar a destino desde el servidor donde está alojado hacia la computadora/celular del usuario. Por lo que se producirá prolongados tiempo de espera por parte del usuario final y, además para ejecutar dicha acción, se requerirá un mayor consumo de los recursos de la infraestructura tecnológica (que sabemos que nunca son ilimitados).

¿En cuáles herramientas notará el usuario tiempos de espera elevados al momento de usar SUDOCU debido al estar utilizando un documento digital PDF, que al no estar optimizado, tiene un tamaño 35 veces mayor al que debería haber tenido?

• “Vista previa” del documento.
• “Descarga” del documento.
• “Abrir” de documento (al utilizar los botones “Vista previa” y “Descargar”).
• “Vista previa” del expediente/trámite donde está incorporado el documento.
• “Descarga” del expediente/trámite donde está incorporado el documento.
• “Abrir” del expediente/trámite (al utilizar los botones “Vista previa” y “Descargar”).

Por otro lado a nivel técnico, esto también afectará la tarea de backups/restore de los documentos digitales PDF, ya que no solo demora más tiempo en realizarse sino también requerirá que la unidad backup cuente con mayor capacidad de almacenamiento.

Medidas preventivas

Digitalización de documentos en formato papel con escáneres

Puede ocurrir que se requiera incorporar en SUDOCU un documento existente en formato papel, con lo cual se debe realizar la digitalización del documento papel para crear un archivo digital en formato PDF. Para abordar este caso, se recomienda que la institución:

Cree un “Protocolo de Digitalización de Documentación con dispositivo escáner” en donde se indique de qué manera proceder para garantizar que el proceso de digitalización se haga de acuerdo a ciertas pautas, custodiando en gran medida que los documentos digitales requieran un espacio de almacenamiento óptimo. Se podrían tomar de referencia para configurar el escáner.

• Tipo de resolución: 100 dpi (puntos por pulgada). Podría haber casos muy particulares que dicha resolución fuera insuficiente y se requiera que se aumente.
• Color: Blanco/negro, escala de grises 8 bits o color 24 bits, según la calidad de la imagen o documento a escanear. Evitar el uso de color cuando el escaneo puede resolverse en blanco y negro. De esta forma se evita tamaños de archivos innecesariamente grandes.
• Formato del archivo digital: PDF.
• Tamaño del archivo PDF: tener en cuenta que el tamaño del archivo PDF no puede superar los 10 MB. En caso de superar los 10 MB, se deberá particionar el archivo. (Ver apartado “Parámetros intervinientes”).
• Capacitación a usuarios: para garantizar una exitosa implementación del protocolo, los usuarios deben ser capacitados para entender los conceptos básicos en la gestión de documentos digitales (por ejemplo, el tamaño final de un archivo digital no está relacionado con la cantidad de hojas que tiene el documento físico sino en la forma al digitalizarlo).

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Nota: no se recomienda realizar la digitalización de documentos en formato papel mediante el uso de la cámara de foto de dispositivos celulares smartphone salvo que se realicen ciertos ajustes en el smartphone que permitan ajustes similares a los mencionados para el escaneo de documentos. En el caso de habilitar esta alternativa, se recomienda establecer también un “Protocolo de Digitalización de Documentación con cámara de foto de celular smartphone”.

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Utilización de herramientas externas

Para crear un nuevo documento digital PDF optimizado a partir de otro (por ejemplo: iLovePDF.com. Se recomienda hacer un análisis de las herramientas existentes, para elegir la que más se adapte a las necesidades institucionales).

Limitar el uso de la vista previa

Para que su generación no produzca tiempos elevados de respuesta (Ver siguiente apartado)

Parámetros intervinientes

¿Cómo parametrizar el tamaño máximo de archivos adjuntos PDF en la construcción de documentos digitales en SUDOCU?

Archivo de configuración: api-server.conf

"gestion": {

"archivos_adjuntos": {

"max_mb": 10, //Tamaño máximo del archivo a subir,

"sum_max_mb": 10, //Suma total del tamaño de archivos subidos,

"max_cant": 10 //Cantidad total de archivos adjuntos por documento

}

¿Cómo limitar el uso de la vista previa en expedientes que supere una cantidad de tamaño en MB (tamaño calculado por la suma de los tamaños de todos los documentos digitales que tiene incorporado)?

El siguiente parámetro interviene únicamente en la visualización de Expedientes y no en la visualización de Trámites.

Archivo de configuración: api-server.conf

"gestion": {

"limite_tamaño_vista_previa_expedientes": -1, //el valor -1 no establece un límite

},

Por ejemplo, si el valor del parámetro se establece en 21 y la suma de todos los documentos incorporados excede ese tamaño, el sistema nos informará la siguiente alerta:

Se recomienda que cada institución evalúe cual es el valor más acorde a su instalación. Para ello brindamos la siguiente consulta SQL a ejecutarse en la base de datos de SUDOCU, que lista los expedientes con el tamaño total en MegaBytes (suma los tamaños de cada uno de los documentos incorporados).

El análisis de los resultados ayudará a definir mejor el valor del parámetro limite_tamaño_vista_previa_expedientes

SELECT exp.numero_asignado, exp.titulo, cast(sum(a.size)/1048576 as decimal(10,2)) as total_mega_bytes

FROM sudocu.eventos e

INNER JOIN sudocu.documentos d ON e.atributos->>'documento_incorporado' = d.id::text

INNER JOIN sudocu.archivos a ON d.documento = a.id

INNER JOIN sudocu.documentos exp ON e.id_documento = exp.id

WHERE e.tipo_evento = 18 -- 18= evento incorporación

OR e.tipo_evento = 19 -- 19= evento tramitación

GROUP BY exp.id

ORDER BY total_mega_bytes DESC;

Otras mejoras en parametrizaciones para mejorar el rendimiento en la gestión de documentación digital

¿Cómo evitar errores de merge de documento digitales PDF que impida generar la vista previa?

Al utilizar la herramienta Vista Previa, se dan casos donde el sistema informa el error “Error inesperado al generar vista previa”. Este error se produce ante ciertos formatos de los archivos PDF que se incorporan a un documento, por lo tanto, se implementó un parámetro que permite evitar errores de falsos positivos en la librería. La configuración recomendada es la siguiente:

Archivo de configuración: api-server.conf

"archivos": {

"merge_tool" : "gs", //Librería a utilizar para realizar el merge de documentos

"merge_skip_error": true, //true es el valor definido para poder generar la vista previa sin inconvenientes

Mejoras futuras a ser incorporadas

Proceso que facilite implementar una política de expurgo de documentos digitales