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Administrar Comisiones

Objetivo:

Esta operación permite administrar las Comisiones para las cursadas.

Ubicación en el menú

Cursadas > Comisiones > Administrar Comisiones

Pre-Requisitos

Dato de la ventana	Descripción	Operación
Año Académico	Año Académico	Años Académicos
Período Lectivo	Período Lectivo	Periodos Lectivos
Actividades	Actividad incluida en plan vigente activo	Actividades

Operación

Comisiones: Primero se realiza una búsqueda de las actividades para poder visualizar las comisiones.

Los campos de búsqueda obligatorios son:

Año Académico (1)
Período Lectivo (2)

Opcionalmente se puede filtrar por:

Ubicación (3)
Tipos de Comisiones (4)
Responsable Académica (5)
Propuesta (6)
Plan (7)
Año de Cursada (8)
Actividad (9)
Comisiones (10) : De ingreso opcional para poder buscar actividades con/sin comisiones en el periodo lectivo seleccionado.

Se debe presionar el botón ‘Filtrar’ para obtener el resultado que buscamos (11)

ABM Comisiones Luego de la búsqueda de la actividad, el resultado lista la siguiente información por cada registro: código de la actividad, el nombre, el tipo, Comisiones: en esta columna se visualizará un semáforo en el que tomará dos colores, el rojo indica que no existe comisión creada para esa actividad y el verde indicará que ya hay comisiones, la cantidad de comisiones creadas para esa actividad y el icono de la lupa que nos permitirá consultar y editar sobre la misma.
El botón "Limpiar" (12), nos permitirá resetear el filtro para poder realizar una nueva búsqueda.

Al hacer click sobre el botón de la lupa (13), correspondiente a la actividad se puede ver la siguiente pantalla:

Descripción de la pantalla:
1) la cabecera con la información de Año Académico y de Período Lectivo.
2) el botón + para agregar comisiones a la actividad seleccionada.
3) el botón lupa para modificar la comisión seleccionada.
4) el botón x para eliminar la comisión seleccionada.
5) el botón + para agregar subcomisiones a la comisión seleccionada.
6) el botón lupa para modificar la subcomisión.
7) el botón x para eliminar la subcomisión seleccionada.
8) el botón Volver para regresar a la pantalla de búsqueda de actividades.

Alta de Comisiones

Desde el punto 2 del menú anterior, ingresar/seleccionar la información de las seis pestañas; luego presionar el botón ‘Guardar’:

Pestaña ‘General’

La información a ingresar/seleccionar es:

Campo	Descripción
Nombre	Nombre de la comisión que se está dando de alta.
Ubicación	Ubicación donde se encuentra la comisión.
División	Campo no obligatorio, división de la comisión. Es para los casos donde los alumnos están agrupados por división y se requiere que el alumno curse solo en comisiones de su división.
Período Lectivo	No se puede modificar este campo ya que lo hereda de la actividad.
Planes Personalizados	Indica si la comisión forma parte de un plan personalizado.
Insc. Habilitada	Indicar si se desea que la comisión se encuentre disponible para la inscripción del alumnado.
Cupo Mínimo	Campo no obligatorio. Este dato es utilizado para las comisiones que están valorizadas por Sanaviron-Quilmes que requiere un número mínimo de alumnos inscriptos. Puede ser utilizado para quien necesite tener una cantidad mínima de inscriptos en la comisión para poder habilitar la cursada.
Cupo Máximo	Campo no obligatorio, límite de participantes para la comisión. Utilizado en el control de cupo al momento de la inscripción en la comisión.
Letra Desde-Hasta	Campo no obligatorio. Rango de apellidos de alumnado que se puede inscribir a la comisión.
Turno	Campo no obligatorio. Turno en el que se dictará la actividad (Mañana / Tarde / Noche).
Cátedra	En caso que se maneje el concepto de cátedra, se podrá seleccionar la misma. El listado de cátedras disponibles, será de todas aquellas cátedras que tengan definida la actividad de la cuál se está generando comisión.
Cobrable	Indica si la comisión se encuentra valorizada o no.
Estado	Indica si la comisión se encuentra en estado Activa, Pendiente o Baja. Las comisiones activas permiten realizar cualquier operación sobre ellas, tales como inscribir alumnos, generar actas, etc. El concepto de estado Pendiente indica que la comisión no se encontrará activa hasta alcanzar el cupo mínimo de alumnos inscriptos.
Observaciones
Modalidades de Cursada para la Comisión	Indicar si la comisión está disponible para modalidad ‘A distancia’, ‘Presencial’ o ambas.
Comisión habilitada para:	Indicar para qué Propuestas está disponible esta comisión. Las propuestas disponibles son aquellas que tengan a la actividad dentro de algún plan activo, y con el atributo requiere cursado. Tambien la opcion se podra seleccionar un grupo de propuestas de forma que permita solo visualizar las propuestas y planes de ese grupo donde se encuentre la actividad, relacionado con la operacion Administrar Grupos de Propuestas Formativas

Solo podrán inscribirse alumnos a las comisiones en Estado Activo o Pendiente y que posean la Inscripción Habilitada.
Los relevamientos definidos mediante la operación Definir Relevamientos solo podrán aplicarse sobre aquellas comisiones en estado Activo.

Pestaña ‘Docentes’

En esta pestaña podrán cargarse a los docentes de la comisión.

Completar esta pestaña no es obligatorio; de hacerlo, los campos obligatorios se marcan con el signo (*).
En primer lugar deberemos buscar a los docentes que deseamos cargar en la comisión. Para ello contamos con una herramienta de filtro (1). Los campos por los que podremos filtrar docentes son:Nombre, Apellido, Cátedra, Legajo, Responsable Académica y/o ¿Es Docente Externo?
Una vez filtrados los docentes deberemos seleccionar a aquellos que deseamos agregar a la comisión tildando su checkbox (2) y luego haciendo click en el botón de Agregar Docentes (3)
Los docentes agregados se visualizarán listados en la parte superior (4) y allí deberemos indicarles los siguientes datos:

• Responsibilidad: Qué cargo ocupa en la comisión (titular, JTP, Adjunto, etc).
• Fecha Desde y Fecha Hasta: El rango de fechas en el que se desempeñará como docente de la comisión.
• ¿Firma?: En caso de utilizar actas digitales deberemos tildar este checkbox para indicar que este docente deberá firmar digitalmente el acta.
• Contamos además con un botón de tacho de basura para eliminar al docente del listado.

Pestaña ‘Dedicación Horaria’

Completar esta pestaña no es obligatorio; de hacerlo, los campos obligatorios se marcan con el signo (*).
(1) Presionar el botón ‘Agregar dedicación horaria para un docente (1)’, se habilitará una línea para colocar el detalle para un docente. Volver a presionar el botón para agregar una nueva línea.
La información a seleccionar/ingresar es:

Campo	Descripción
Docente	Seleccionar el docente de la lista agregada en el paso anterior (2).
Dedicación	Seleccionar entre las opciones Campo, Consulta, Laboratorio,Examen,Laboratorio, Práctica, Teoría,Tutoría,Preparación Clase, Tutoria (3).
Horas	Totalidad horaria dedicada a la comisión por parte del docente (4).
Eliminar	Para eliminar la línea presionar el botón marcado (5).

Pestaña ‘Días y Horarios’

En esta solapa podremos cargar las diferentes bandas horarias de la comisión, es decir, los días y horarios en los que se van a dictar las clases.

En primer lugar nos van a aparecer dos opciones: Agregar una nueva banda horaria (1) o Compartir la banda horaria de otra actividad (2)

Agregar Banda Horaria

Si elegimos crear una nueva banda horaria nos aparecerá la siguiente pantalla con datos a completar:

Campo	Descripción
Día	Seleccionar el día de la semana en el que tendrá lugar la clase.
Tipo de clase	Indicar de qué tipo de clase se trata (teórico, práctico, etc).
Fecha Desde y Hasta; Hora Inicio y Fin	En estos campos deberemos indicar entre qué fechas tendrán lugar estas clases y cuál será su horario de inicio y de finalización.
Cant. Horas	Totalidad de horas.
Periodicidad	Seleccionar entre las opciones Mensual, Quincenal o Semanal.
Observaciones	Se puede completar con algún detalle de la banda horaria.

Compartir Banda Horaria

Compartir bandas horarias nos sirve para indicar que nuestra comisión compartirá clases con otra comisión (que puede ser de la misma actividad o de una actividad distinta, pero perteneciente al mismo período lectivo). Si elegimos compartir una banda horaria con otra comisión nos aparecerá la siguiente pantalla con datos a completar:

Lo primero que debemos indicar es la banda horaria que queremos compartir con nuestra comisión. Para ello deberemos hacer click en el ícono del lapiz que se encuentra a la izquierda del campo y se nos abrirá una herramienta de filtro donde podremos buscar y seleccionar las diferentes bandas horarias existentes para este período lectivo.

Una vez seleccionada la banda horaria se nos autocompletarán los diferentes campos con la información de la banda horaria que elegimos.

Nota: El sistema controla que en una misma comisión no haya bandas horarias que se superpongan en el mismo día de la semana, rango horario y fecha del calendario.

Pestaña ‘Instancias’

La información a seleccionar/ingresar es:

Campo	Descripción
Instancia	Tildar la instancia que se configura para la comisión, si es Promoción y/o Regularidad (1).
Escala de Notas	Seleccionar de la lista Escala de notas (2). En la opción (3) se puede visualizar el detalle configurado en las escalas.
Porcentaje de Asistencia	Completar el porcentual de asistencia que se requerirá si se encuentra habilitado el parámetro relacionado a Asistencia. Sino, este campo aparecerá grisado (4).

Pestaña ‘Fecha de la Comisión’

La información que muestra en esta pantalla son las Fecha de la Comisión para la actividad. Las fechas mostradas dependerán del Período Lectivo, los Planes, la Ubicación y las Modalidades seleccionados en la solapa General.

(1) Al presionar el botón con la lupa se habilitará la carga de fechas de excepción y de tope bajas:

La información a ingresar es:

Para los periodos de excepción, el sistema prioriza por encima de los periodos de inscripción que se definen en el periodo lectivo. Aun cuando existan períodos solapados entre los períodos de excepción y los periodos de inscripción definidos en el período lectivo, el sistema prioriza la excepción.

Campo	Descripción
Inicio	Día y horario donde comienza la excepción al período de Inscripción (1).
Fin	Día y horario donde finaliza la excepción al período de Inscripción (2).
Tope Bajas	Día y horario límites para darse de baja en la inscripción a la comisión (3). Luego presionar el botón ‘Confirmar’ (7).
Habilitado Interfaz	Se debe asignar la opción para que interfaz queda habilitada la excepción si para: Gestión , Autogestion o Ambas (4), Luego presionar el botón ‘Confirmar’ (7).
Alumnos	Se debe seleccionar para qué tipo de alumno: Ingresantes, Reinscriptos o Todos(5).
Cursado	Se debe seleccionar si es para Recursantes, Cursantes por primera vez o Todos (6).

Luego si presionamos la lupa en el Período Lectivo se habilitará la carga de fecha de inicio y fin de dictado:

Pestaña 'Moodle'

En esta pestaña podremos crear y vincular cursos virtuales a nuestra comisión. Para poder utilizar esta función debemos haber administrado previamente las plataformas de Educación Virtual desde la operación Administrar Configuración del Sistema.

Esta pantalla nos mostrará los cursos virtuales de la plataforma Moodle vinculados a la comisión y se mostrarán las opciones Crear (1) para crear un nuevo curso virtual y Vincular (2) para asociar a la comisión un curso virtual ya existente.

Al clickear en Vincular se abre la siguiente pantalla:

Aquí tendremos que seleccionar el curso virtual que queremos vincular a la comisión (1) y podremos decidir si queremos que se matricule automáticamente en el curso a los alumnos de la comisión (2). En la parte inferior tenemos los botones Volver (3) para cancelar la vinculación y Vincular (4) para guardar.

Si clickeamos en Crear nos aparece la siguiente pantalla:

Para crear un nuevo curso virtual en la plataforma Moodle debemos ingresar los siguientes datos obligatorios: Nombre del curso, Nombre Abreviado, Categoría, Descripción e indicar si ya es Visible para los usuarios. Entre los datos no obligatorios podemos indicar las Fechas de Inicio y de Fin del Curso, si se importa contenido de otro curso y si se matricula automáticamente a los alumnos de la comisión.

Una vez que hemos creado o vinculado un curso, este debe aparecernos en la pantalla como se muestra a continuación:

Esta pantalla presenta tres secciones:
La primera nos muestra la información de los cursos virtuales vinculados a la comisión (1) y nos da la opción de Desvincular el curso.
La segunda sección nos muestra la información de los docentes del curso.
Y la tercera nos muestra los datos de los estudiantes.
Si se presentara alguna diferencia (por alguna modificación en la comisión por ejemplo: baja de un docente, matriculación de un alumno, etc.) entre los docentes o alumnos de la comisión y de los cursos vinculados, se habilitará el botón Actualizar Docente (2) o Actualizar Alumno para sincronizar a los docentes o alumnos.

Finalmente, presionamos el botón ‘Guardar’ (3) para que queden registradas las configuraciones ingresadas.
Consideraciones:
La Comisión deberá tener asociado al menos un docente, de lo contrario no podremos crear un curso virtual.
Los alumnos y docentes tienen que tener asociada una cuenta de email porque sino no podrán matricularse en la plataforma de cursos virtuales.
La cuenta de correo deberá ser única para cada persona es decir, por ejemplo si dos docentes tienen registrada la cuenta fisica@facu.edu.ar uno de ellos no va a poder matricularse.

Modificación y Baja de Comisiones:

IMPORTANTE: Todos los datos de las comisiones y subcomisiones serán modificables mientras que no haya al menos un acta (de Cursada o Promoción válida generada).
En el caso de que ya posea algún acta cerrada, no se podrá modificar ningún dato ni de la comisión, ni de sus subcomisiones.

(3) Al presionar el botón con la lupa se habilitan todos los campos de las pestañas que se completaron en el alta, para poder modificar cualquiera de los mismos. Una vez finalizadas las modificaciones, presionar el botón ‘Guardar’.
(4) Al presionar la x se eliminará la comisión; sólo si la comisión no tiene Inscriptos, no tiene Evaluaciones Manuales, no tiene Actas creadas ni tiene inscripciones dadas de baja.

(5) El botón + habilita la pantalla para dar de alta Subcomisiones.

Alta de Subcomisiones:

Completar las tres pestañas y presionar el botón ‘Guardar’.

Pestaña ‘General’

La información a ingresar/seleccionar es:

Campo	Descripción
Nombre	Nombre de la subcomisión que se está dando de alta (1).
Tipo de Clase	Seleccionar de la lista Tipos de clases (2).
Letra Desde-Hasta	Campo no obligatorio, rango de apellidos de alumnado que se pueden inscribir a la subcomisión (3).
Cupo	Campo no obligatorio, límite de participantes para la comisión (4).
Insc. Habilitada	Indicar si se desea que la subcomisión se encuentre disponible para la inscripción del alumnado (5).

b- Pestaña ‘Docentes’:

Completar esta pestaña no es obligatorio.
(1) Se listarán los docentes de la comisión. Seleccionar cuáles de esos docentes pertenece a la subcomisión.
(2) Presionar el botón ‘Agregar Docentes’.
(3) Quedará agregado el docente a la parte superior, donde se puede modificar el rango de fechas de docencia.
(4) Al presionar este botón se elimina el registro con el docente asociado.

Pestaña ‘Días y Horarios’

Completar esta pestaña no es obligatorio.
(1) En la parte inferior de esta solapa, se listarán las bandas horarias de la comisión siempre que coincida el tipo de clase de la comisión con el de la subcomisión que se está dando de alta. Seleccionar la banda.
(2) Presionar el botón ‘Agregar Bandas Horarias’.
(3) Quedará agregada la banda horaria en la parte superior. Con el icono del tachito se puede eliminar la banda horaria elegida.

Dar ‘Aceptar’ a la pantalla que aparece:

Modificación y Baja de Subcomisiones:

(1) Al presionar el botón con la lupa se habilitan todos los campos de las pestañas que se completaron en el alta, para poder modificar cualquiera de los mismos a excepción de tipo de clase (si es que ya tiene bandas horarias asociadas). Una vez finalizadas las modificaciones, presionar el botón ‘Guardar’.
(2) Al presionar el icono de la x se eliminará la subcomisión; sólo si la subcomisión no tiene Inscriptos, no tiene Evaluaciones Manuales ni tiene Actas creadas.
Presionar ‘Aceptar’ cuando aparece la pantalla:

IMPORTANTE: Todos los datos de las comisiones y subcomisiones serán modificables mientras que no haya al menos un acta de Cursada o Promoción válida generada. En el caso de que ya posea algún acta cerrada, no se podrá modificar ningún dato ni de la comisión, ni de sus subcomisiones.

A continuación en el siguiente video podrá observar un ejemplo de como administrar Comisiones:

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