SIU-Pilaga/version3.0.0/documentacion de las operaciones/gastos/ch

Cajas Chicas

Esta alternativa se encuentra dentro del Módulo Gastos. Su objetivo es permitir registrar en el sistema SIU PILAGA la autorización y los gastos que el responsable realizó durante el período.

Tiene un proceso determinado y definido, diferenciándose de los otros tipos de gastos, cuenta con los pasos necesarios para cada etapa de la carga de datos. Además permite su configuración de acuerdo a la normativa interna de cada organización.

El sistema SIU Pilagá permite la configuración de la caja chica que el organismo necesite, como por ejemplo la autorización y designación de un responsable para llevar adelante las necesidades urgentes, este responsable a su vez estará designado por una dependencia o área según la estructura que contiene dicho organismo. Si este responsable en algún momento cesa su actividad, el sistema permite cerrar la actuación de éste, para luego realizar una apertura de la misma dependencia asignado a otro responsable designado por autoridad competente.

Este proceso está relacionado con la base de datos de Personas, Cuentas de Tesorería y Dependencia que son configurados a través del Módulo Maestro del sistema SIU PILAGA, serán requisitos necesarios para el proceso. Como así también se deberá considerar antes de proceder a la carga de información al sistema, los datos de presupuesto para atender la reserva.

Finalmente podemos resumir que los procesos contenidos en el sistema son estructurados en forma ordenada, tomando en cuenta las actuaciones precedentes. Mencionamos como entregar un cheque, registrar la rendición de gasto para su pronta reposición del valor y el cierre final de cada período en el cual da la posibilidad de procesar los comprobantes presentados, si la misma no totaliza sobre el valor entregado, el sistema genera por la diferencia otra Orden de Pago listo para que el área de la Tesorería reciba el valor correspondiente.

Considerando que se ha verificado previamente los requisitos necesarios, a continuación detallaremos con imágenes la funcionalidad y configuración de Caja Chica:

Módulo de Gastos/ Cajas Chicas. Luego vamos a ampliar en detalle todas las funciones que incluye:

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Consultas y Listados

2.1 Autorizar Giro de Fondos: Es necesario seleccionar la Caja Chica a la cual desea emitirle una orden de pago.

En este caso utilizaremos una caja chica Anual y es necesario crear una reserva (Detallado en el punto 5), la cual genera automáticamente un preventivo. Solo después de ese proceso podemos pasar a autorizar el giro de fondos, su finalidad es generar una orden de pago no presupuestaria para generarle fondos a las cajas chicas.

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Una vez que ya filtramos y seleccionamos la Caja podremos visualizar dos solapas a completar: Documentos y Datos de Gestión.

                        a). Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentos que se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda, también se podrán incluir Documentos Asociados.

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b). Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos a completar son Motivo (no es obligatorio), el Monto del Giro y las fechas. Luego clic en procesar para confirmar la operación:

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En cambio, para la opción No Anual el proceso es distinto, después del ABM de Caja Chica directamente vamos a la función de Autorización de Giro de Fondos, que a diferencia del anterior genera una orden de pago presupuestaria, por lo que en consecuencia un preventivo.

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Aquí podremos visualizar tres solapas a completar: Documentos, Datos de Gestión y PPGS. a). Documentos y Datos de Gestión: Ídem anterior. b). PPGS: Debido a que este tipo de Caja no contiene reserva previa, en esta solapa hay que seleccionar la partida sobre la cual se va a realizar el preventivo y luego procesamos para confirmar la operación.

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Rectificación Rendición de cajas chicas con comprobantes de 3ros

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