SIU-Guarani/Plan de implementacion/Matriz de problemas

Matriz análisis proyecto

A partir de diferentes comités de implementación del SIU-Guaraní, recopilación de datos en el transcurrir de los años en implementaciones de los distintos módulos SIU y reuniones internas del equipo SIU-Guaraní, se elaboró una síntesis de las principales dificultades de este proceso. La misma se divide en siete dimensiones en la relación contexto universitario / sistemas de información: Aspectos Políticos, Planificación y Gestión, Recursos Humanos, Recursos Económicos, Aspectos Funcionales, Aspectos Técnicos, Repositorio único de datos.

En el mismo enfoque se plantean alternativas de solución, que podrían ser tomadas en cuenta a fin de disminuir el impacto de las potenciales dificultades.

Potenciales Dificultades	Posibles Soluciones
Aspectos Políticos
Concebir el proyecto como un problema netamente técnico y no como un problema de gestión administrativa que debiera ser abordado en forma conjunto por personal no docente, docente, autoridades, unificando procesos e integrando buenas prácticas. No asimilar la Tecnología de la Información (TI) como herramienta para acompañar las estrategias de la Institución. Resistencia al cambio en general y especialmente a la adopción de un nuevo sistema informático. Falta de apoyo de los diferentes actores involucrados (personal administrativo, alumnos, docentes, etc) pueden generar problemas políticos.	Detectar y mostrar a las Autoridades cuáles son los beneficios de contar con el SIU-Guaraní. (ver documento SIU). Presentación del Sistema a las Autoridades y Personal de Alumnos al inicio del proyecto. Institucionalizar el Proyecto al máximo nivel (Consejo Universitario, Autoridades, usuarios funcionales). Una Autoridad debería reunirse periódicamente (1 vez por mes) con el equipo de trabajo para conocer el grado de avance. Visitar a Autoridades de otras Universidades que tengan experiencias exitosas en este Proyecto. Contar con la participación y apoyo del Responsable del área Alumnos. Promover la participación de distintos Actores de la Universidad. Realizar reuniones con los diferentes usuarios del sistema desde el inicio (con personal administrativo, alumnos y docentes). Compartir el objetivo de la implementación y las ventajas del uso del sistema.
Planificación y Gestión
Subestimar el esfuerzo y el tiempo requerido para implementar el Sistema. Planes de trabajo sin formalizar. Dificulta el seguimiento del proyecto y determinar el grado de avance. Inexperiencia en la Administración de Proyectos de esta magnitud.	Definir el alcance del proyecto (ver documento modelo propuesto por SIU). El Responsable del Proyecto y los Responsables de Implementación deben Planificar y seguir el grado de avance. Documentar las tareas realizadas y los hitos alcanzados. Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades. Apoyo del SIU.
Recursos Humanos
Alta rotación de Personal que participa en el Proyecto. Resistencia al cambio en el personal de la institución. El personal de Alumnado tiene poca participación en el Proyecto. Ausencia de un equipo en la Institución que se asemeje a un SIU dentro de la Universidad de manera que el Proyecto sea de toda la Institución. Insuficiente cantidad de personas en el equipo y dedicación de tiempo limitada al Proyecto. La tarea de implementación es asignada al Equipo técnico como un agregado en sus actividades.	Conformar un equipo de trabajo interdisciplinario (Autoridades, Técnicos, Personal Alumno). Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto. Evaluar la necesidad de reforzar el área técnica. Involucrar al área de Alumnos desde el inicio del Proyecto. Motivar al Equipo de trabajo. Promover la participación en el proyecto de áreas académicas afines (Materia de Base de Datos, Análisis de Sistemas, Gestión de Proyectos, de Estadísticas, etc). Verificar en comunidad.siu.edu.ar (ver eventos) los distintos cursos que se van planificando a lo largo del año
Recursos Económicos
Infraestructura tecnológica insuficiente: Hardware,Redes, Conectividad. Falta de inversión en asistencia a capacitación y talleres ofrecidos por el SIU	Definir los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica. Garantizar los recursos necesarios para la adecuación de la infraestructura tecnológica requerida. Disponer de las partidas presupuestarias que permitan participar de las actividades y eventos organizados por SIU.
Aspectos Funcionales
Falta de documentación sobre los circuitos y procedimientos en uso. El Usuario requiere tiempo para comprender el funcionamiento del Guaraní. Problemas con la identificación y desarrollo de personalizaciones al sistema. Inconvenientes con la calidad de los datos a migrar. No se conforma un Comité de Usuarios dentro de la Institución	Revisar los procesos administrativos en funcionamiento. Conformar un equipo interdisciplinario para analizar la viabilidad de promover cambios en los procesos (Administración, legal, académico, técnico). Incluir en el Equipo a Personas que trabajan con el Sistema actualmente en uso. Tomar el curso online que ofrece SIU (conceptos y funcionalidad de Guaraní 3) Apoyo del SIU (Documentos funcionales). Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades. Participación en comités de implementación pautados por el SIU
Aspectos Técnicos
Complejidad del Modelo de Datos del SIU-Guaraní. Necesidad de realizar Personalizaciones sobre la versión estándar aunada a dificultades técnicas para llevarlas a cabo. Personal técnico requiere tiempo para comprender cómo funciona Guaraní. Falta de conciencia sobre las tareas y responsabilidades de un DBA. Necesidad de capacitación para los técnicos de la institución a través de los diferentes cursos ofrecidos por SIU. Dificultad al dimensionar y realizar las tareas de migración de datos.	Leer la documentación técnica entregada por el SIU. Seguir los instructivos definidos por el SIU (Portal Guaraní). Disponer de un Plan de Capacitación del Equipo Técnico (Quién, Cuándo y Cómo). Replicar lo aprendido. Apoyo del SIU (Talleres, documentos técnicos, visitas, entre otros). Concientizar a las Autoridades sobre la Seguridad de los datos. Establecer políticas de información a los técnicos sobre los procesos académicos/administrativos de la institución
Repositorio Único de Datos
La imposición de parte de las Autoridades sin una adecuada sensibilización genera rechazo en el personal No Docente. Rechazo del personal no docente a la implementación de base única	Realizar encuentros de sensibilización donde se destacan los siguientes aspectos: Descripción / explicación de contar con un repositorio único de datos. Concientización de la realidad actual en materia de recursos humanos e infraestructura (1) Ventajas y Beneficios de contar con un único repositorio de datos vs las limitaciones del modelo actual. Ejemplificar con casos de éxito de otras Universidades
Temor que el tiempo de respuesta sea más largo al pasar de tener un esquema de soporte técnico y funcional local a uno central.	Fortalecer el área central que brindará soporte técnico y funcional a cada unidad académica. Definir el equipo central, roles y funciones de los recursos humanos y la metodología de trabajo (cuál será el canal de comunicación de nuevos requerimientos y pedido de soporte, tiempos de respuesta, priorización de temas, etc.).
Incertidumbre del técnico que estaba afectado exclusivamente a Guaraní en la Facultad respecto a cuál será su nuevo rol	Análisis ad/hoc de cada caso para determinar el nuevo rol que tendrá.
La gestión que gobierna, en la universidad o en cada unidad académica, tiene como “capital” propio el listado de los alumnos por lo cual son reticentes a compartir información de estudiantes	Informar Araucano nominal obliga a la Universidad a disponer del listado nominal de sus alumnos.
Temor por la disponibilidad y calidad del servicio de conectividad que tendrán las unidades académicas.	Involucrar a las personas responsables del tema conectividad y redes de manera de realizar un análisis conjunto para determinar el estado actual y eventualmente determinar las mejoras a realizar.
Temor de los usuarios acerca de quiénes pueden acceder a sus los datos desde otras facultades.	Disponer de entornos de pruebas donde usuarios, autoridades y técnicos puedan probar, experimentar, tratando de eliminar ‘los fantasmas’. Realizar acciones de capacitación.
Desconocer experiencias de implementación de base única en otras universidades de manera de brindar tranquilidad a quienes deben tomar dicha decisión	Consultar a SIU sobre casos de éxito.Tomar contacto con la universidad para consultar cómo ha sido su experiencia y conocer cómo está funcionando el sistema. Interiorizarse puntualmente sobre cuáles instituciones ya tienen en uso base centralizada.
Funcionalidad disponible en la implementación de Guaraní en uso (Guarani 2) no incluida en Guarani 3	Revisar/ajustar el circuito administrativo a implementar, luego verificar cual es la funcionalidad requerida que no está en Guaraní 3. Consultar a SIU sobre dicha funcionalidad, determinar si son personalizaciones o es funcionalidad que SIU incluirá en futuras versiones
Falta de definición del nuevo organigrama del nuevo equipo guaraní? Ejemplo: Si hay varios equipos técnicos en rectorado trabajando con Guaraní 2 (ejemplo: Grado, posgrado, virtual) que responden a distintas secretarías. Al unificarse el equipo de trabajo, de que secretaria dependería?	Es un análisis que se deberá hacer en cada caso particular.

(1)

RRHH: Se tienen recursos humanos técnicos informáticos desperdigados por toda la Institución y en muchos casos atendiendo problemáticas/ necesidades puntuales del Dpto. Alumnos para la gestión diaria del sector. Con ese enfoque específico, se alcanzan los objetivos locales de gestión administrativa, pero de manera independiente y “autónoma” y no contribuye a promover una idea de aunar esfuerzos para lograr objetivos comunes. Se desvanecen los sistemas de información y la integración necesaria en pos de la gestión, se tienen más islas y los procesos son más “verticales” que “transversales”. Este escenario de la realidad actual, entre otras cosas dificulta aplicación de planes de capacitación, de definir planes de mejora, definir estrategias y políticas en materia de sistemas de información, pensar en integración funcional como para plantear que el modelo sea centrado en el alumno. Concentrar los esfuerzos y fortalecer un solo área facilitaría que los esfuerzos se focalicen traduciéndose en mejora de los servicios.

Infraestructura: Esfuerzo de mantener N servidores locales, actualizarlos etc, es más costoso que mantener una estructura central lo suficientemente dimensionada y robusta para garantizar los servicios a brindar.