SIU-Guarani/Version3.22.0/documentacion de las operaciones/matrícula/inscripcion a propuestas formativas desde preinscripcion
Sumario
Inscripción a Propuestas Formativas desde Preinscripción
Objetivo
Concretar la inscripción a propuestas formativas de aquellas personas que se preinscribieron desde el módulo de Preinscripción. Si la persona no existe en el sistema, se da de alta la misma con los datos personales y otros datos solicitados en la planilla que el aspirante registra al preinscribirse. Esta operación permite preinscribir a una o mas propuestas según lo indicado por el aspirante. La inscripción a la propuesta quedará en estado Pendiente y la preinscripción procesada quedará marcada como procesada.
Precondiciones
| Campo/Dato | Descripción | Operación |
|---|---|---|
| Base Preinscripción | Base con datos exportados desde Gestión | Matrícula/Inscripciones/Exportar Datos a Preinscripción |
| Código/Ficha de Preinscripción | Número que se genera luego de completar la preinscripción | Módulo Preinscripción |
Procesar Inscripción
En la pantalla principal se puede observar al momento de procesar una preinscripcion deberá seleccionar los siguientes filtros:
- Año Académico : es un campo obligatorio a completar.
- Origen : Es un campo que ya viene definido, Todos (preinscripcion y autogestion), Autogestion si la preinscripción proviene del modulo de Autogestion por parte de un alumna/o o preinscripción si la preinscripción a procesar proviene del modulo de preinscripción por parte de un aspirante.
- Base: Al seleccionar el filtro origen preinscripción se habilita el siguiente filtro donde se debe seleccionar la base en la cual se realizo la preinscripción.
- Apellido y Nombre : campo opcional.
- Identificación : campo opcional.
- Propuesta : campo opcional.
- Ubicación : campo opcional.
- Tramite : campo opcional.
- está atendida : campo opcional, que indica si la preinscripción está atendida por alguna persona o no.
- Atendida Por : campo opcional, en el cual se especifica el nombre de la persona que atiende esa preinscripción.
Una vez que se definen los filtros de búsqueda y se hace clic en el botón filtrar, se puede observar el listado todos los aspirantes que realizaron una preinscripcion y donde se pueden procesar sus inscripciones haciendo click en el botón de la lupa del aspirante que se desee. En esta listado se pueden observar los campos:
- Identificación : Seria el numero de documento.
- Apellido y Nombre
- Apellido y Nombre
- Origen : se visualiza de donde proviene esta preinscripcion si desde el modulo preinscripcion o bien Autogestion.
- Tramite: se visualiza el numero de transacción que figura en el formulario de prescripción realizada por
Aspirante.
- Cuenta Duplicada: Se visualiza si posee cuenta duplicada o no.
- Fecha Finalización: Se mostrará la fecha en la que el aspirante concretó su preinscripción.
Nota: se puede realizar ordenamiento en cada columna por medio del ícono que se encuentra en el extremo superior derecho de cada una de ellas.
AL hacer clic sobre la lupa de la persona que se desee procesar su inscripcion el sistema nos envia a la siguiente pantalla.
En el siguietne paso se podra observar la siguiente pantalla:
En esta pantalla el personal administrativo de la universidad podra visualizar los campos relacionados a la preinscripcion realizada por el aspirante, en detalle:
- Aspirante : Nombre y apellido del aspirante
- Email : Correo electronico del aspirante.
- Descargar Ficha (1) : Se podra descargar PDF la ficha/ formulario de preinscripcion del aspirante y observar sus campos.
- Descargar Requisitos (2) : De la misma manera se podrá descargar un archivo con los requisitos digitales que el aspirante haya cargado en el modulo preinscripcion. De esta manera el personal administrativo tiene la posibilidad de visualizar previamente los requisitos levantados por el aspirante.
- Campos (3) : En esta seccion se empieza a indicar el Plan de estudio al cual se desea inscribir al aspirante, se selecciona el periodo de inscripcion, y tambien su tipo de ingreso. Para cada propuesta a la que se inscribe también se indica cuál es el usuario administrativo del módulo de gestión que está atendiendo dicho trámite (para indicar que es nuestro usuario el que atiende dicho trámite debemos utilizar el Reporte de Preinscriptos) y se nos muestra un botón de Historial que nos permite ver el registro de información solicitada para dicho trámite:
En la botonera inferior contamos con tres botones:
- Volver (3) que nos permitirá regresar a la pantalla anterior.
- Procesar Inscripción (5) que nos permitirá continuar con la operación y nos procesará aquellos trámites de preinscripción que hayamos tildado.
- Solicitar Información (4), se trata de una funcionalidad incorporada a partir de la versión 3.22.0 y que nos permite solicitarle al aspirante que realice modificaciones en su trámite de preinscripción para poder continuar. Al clickear en dicho botón se nos abrirá la siguiente pantalla:
Allí deberemos completar el Asunto y el cuerpo del mail que queremos que se le envíe al aspirante.
Algunas consideraciones importantes que se deben tener en cuenta respecto a la solicitud de información:
- Al solicitar información, el trámite se asignará automáticamente al usuario.
- Al solicitar información el trámite no aparecerá listado para ser procesado hasta tanto el aspirante reabra el trámite, haga las modificaciones pertinentes y lo finalice.
- El remitente del correo es la cuenta institucional (configurada en el parámetro email_cuenta).
- Pueden permitir que el aspirante pueda responder el correo a través del parámetro email_responder_a. ¡Importante! la configuración afecta toda mensajería con el correo institucional, no solo este circuito.
Una vez revisado y corroborado los requisitos de ingreso, su Ficha de preinsripcion y completado los campos pertinentes se procede a Procesar su Inscripción.
En este momento el sistema nos redirigirá a la operación Administrar Requisitos de una Persona, donde deberemos señalar aquellos requisitos de ingreso a la propuesta que el alumno presentó, así como la "fecha de presentación" y la "fecha de vencimiento" (en caso de ser necesario):
En el caso de que el aspirante haya cargado documentos en el repositorio digital, nos aparecerá al lado del requisito documental el botón Doc. Draft (1). Al presionar dicho botón podremos acceder al documento cargado por el aspirante.
Allí se nos mostrará una previsualización del documento y tendremos la posibilidad de descargarlo (2), de aceptarlo como válido (3) y de esta manera darle como valido el requisito, de rechazarlo (4) si se considera que el documento no es válido, o de regresar a la pantalla anterior sin realizar ninguna acción sobre el documento (1).
Tras marcar los requisitos y sus correspondientes fechas, clickeamos Guardar (los campos que completamos quedarán inhabilitados para edición).
En la parte inferior observamos tres botones que nos permitirán, por un lado, realizar una nueva inscripción; por otro, descargar el comprobante en formato PDF y también tenemos la posibilidad de Enviar dicho comprobante (al email del alumno):
