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ABM Tipos de Documentos
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Objetivo:
Registrar los Tipos de Documentos, Comprobantes y Contenedores que se utilizarán en los diferentes trámites que permite administrar el sistema. Como Tipo de Documento se entiende a toda clase de documentación interna que avala la gestión de un trámite, mientas que un Tipo de Comprobante hace referencia a toda clase de documentación externa que respalda la gestión de un trámite. Los Tipos de Contenedores se refieren a entidades que permiten agrupar físicamente toda la documentación que se genera en un circuito administrativo.
- Ejemplos de Tipo de Documento: Resolución del Consejo Superior, Resolución de Rectorado, Disposición de Pago, Número de Preventivo.
- Ejemplos de Tipo de Comprobante: Factura, Resumen Bancario, Recibo, Pagaré.
- Ejemplos de Tipo de Contenedor: Expediente, Legajo de Compra, Expediente de Pago
- Tipo: Tiene la limitación de añadir hasta cuatro (4) caracteres, por lo que se recomienda que la abreviatura que se utilice sea legible y fácil para los usuarios, pues esta variable será utilizada en el momento de la impresión u otro tipo de operación necesaria en el circuito de trabajo.
- Descripción: Permite escribir el detalle de la documentación a crear.
- Numerador: Nos encontramos con una lista de opciones, estas variables son creadas en las alternativas Numerador. Se utiliza para numerar automáticamente en forma creciente de acuerdo a la asociación de los tipos de documentos. Asociamos el numerador creado en el paso anterior.
- Formato: Permite asociar un formato para ese tipo de documento, el mismo se configura en ABM - Formato para tipo de documentos.
- Requiere liquidación: permite que el sistema genere o no la orden de pago correspondiente.
- Categoría: Debemos seleccionar el rol que cumplirá este documento nuevo:
- 1- Comprobante
- 2- Documento
- 3- Contenedor
- 1- Comprobantes:
Se refiere a todos aquellos comprobantes de terceros entregados al momento de una transacción, estás puede ser Facturas, Tickets, etc
- 2.1- Documento Principal:
Es el documento que sirve como base para la carga en el sistema, es un dato único que le da individualidad a cada operación por ejemplo en un preventivo NUP o el documento generado por la propia universidad (Preventivo, Orden de Compra, Contrato de Locación de Obra, Resolución de distribución de Crédito del Consejo Superior, Comisión de Viáticos,Licitación, etc.)
- 2.2- Documentos Adicionales.
Son números de documento que resultan útil agregar como una nueva referencia de búsqueda,por ejemplo la resolución de adjudicación que aprueba una compra, que podría ser la misma para varios compromisos, ya que se hace uno por proveedor adjudicado, o la resolución que aprueba la contratación de varios servicios.
- 3- Contenedor:
Este tipo de documento es el que se utiliza para definir donde esta guardado el comprobante principal o como viaja. Normalmente en muchos casos la documentación viaja en lo que se denomina Expedientes (Es el caso clásico de contenedor). Al igual que documentos pueden ser creados por la Universidad en función de las necesidades.
