SIU-Guarani/Plan de implementacion/Matriz de problemas

Matriz análisis proyecto

A partir de diferentes comités de implementación del SIU-Guaraní, recopilación de datos en el transcurrir de los años en implementaciones de los distintos módulos SIU y reuniones internas del equipo SIU-Guaraní, se elaboró una síntesis de las principales dificultades de este proceso. La misma se divide en siete dimensiones en la relación contexto universitario / sistemas de información: Aspectos Políticos, Planificación y Gestión, Recursos Humanos, Recursos Económicos, Aspectos Funcionales, Aspectos Técnicos, Repositorio único de datos.

En el mismo enfoque se plantean alternativas de solución, que podrían ser tomadas en cuenta a fin de disminuir el impacto de las potenciales dificultades.

Potenciales Dificultades	Posibles Soluciones
Aspectos Políticos
Concebir el proyecto como un problema netamente técnico y no como un problema de gestión administrativa que debiera ser abordado en forma conjunto por personal no docente, docente, autoridades, unificando procesos e integrando buenas prácticas. No asimilar la Tecnología de la Información (TI) como herramienta para acompañar las estrategias de la Institución. Resistencia al cambio en general y especialmente a la adopción de un nuevo sistema informático. Falta de apoyo de los diferentes actores involucrados (personal administrativo, alumnos, docentes, etc) pueden generar problemas políticos.	Detectar y mostrar a las Autoridades cuáles son los beneficios de contar con el SIU-Guaraní. (ver documento SIU). Presentación del Sistema a las Autoridades y Personal de Alumnos al inicio del proyecto. Institucionalizar el Proyecto al máximo nivel (Consejo Universitario, Autoridades, usuarios funcionales). Una Autoridad debería reunirse periódicamente (1 vez por mes) con el equipo de trabajo para conocer el grado de avance. Visitar a Autoridades de otras Universidades que tengan experiencias exitosas en este Proyecto. Contar con la participación y apoyo del Responsable del área Alumnos. Promover la participación de distintos Actores de la Universidad. Realizar reuniones con los diferentes usuarios del sistema desde el inicio (con personal administrativo, alumnos y docentes). Compartir el objetivo de la implementación y las ventajas del uso del sistema.
Planificación y Gestión
Subestimar el esfuerzo de implementar la aplicación. Cronogramas sin formalizar, con las definiciones de los tiempos para las distintas tareas. Falta de una tarea formal de seguimiento del grado de avance de las tareas. Inexperiencia en la Administración de Proyectos de esta magnitud.	El Responsable del Proyecto debe Planificar y seguir la gestión del grado de avance. Seguir metodológicamente las tareas definidas para implementar la herramienta. Documentar las tareas realizadas y los hitos alcanzados. Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades. Apoyo del Sistema de Información Universitaria.
Recursos Humanos
Rotación de Personal que participa en el Proyecto. Resistencia al cambio en el personal de la institución. Personal de Alumnado tiene poca participación en el Proyecto. Ausencia de un equipo en la Institución que se asemeje a un SIU dentro de la Universidad de manera que el Proyecto sea de toda la Institución. Falta de capacitación técnica al personal de la institución en relación a las herramientas utilizadas en el proyecto. Insuficiente cantidad de personas en los equipos y dedicación de tiempo limitada al Proyecto. Tarea de implementación asignada al Equipo técnico como un agregado en sus actividades.	Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto. Conformar un equipo de trabajo interdisciplinario (Autoridades, Técnicos, Personal Alumno). Elemento de lista de viñetas Incluir a Personas que trabajan con la herramienta actualmente en uso. Determinar el Plan de Capacitación del Equipo Técnico (Quién, Cuándo y Cómo). Replicar lo aprendido. Involucrar al área de Alumnos desde el inicio del Proyecto. Motivar al Equipo de trabajo. Promover la participación en el proyecto de áreas académicas afines (Materia de Base de Datos, Análisis de Sistemas, Gestión de Proyectos, de Estadísticas, etc).
Recursos Económicos
Infraestructura tecnológica insuficiente. Hardware obsoleto. Redes inadecuadas. Conectividad fallida. Falta de inversión en asistencia a capacitación y talleres ofrecidos por el SIU.	Informar sobre los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica. Informar sobre los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica. Destacar la necesidad de la capacitación del personal técnico para la implementación del proyecto. Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto.
Aspectos Funcionales
El Usuario requiere tiempo para comprender el funcionamiento del Guaraní. Dificultades del equipo de trabajo de la Institución para seguir los procesos. Problemas con la identificación y ajustes de personalizaciones de la herramienta. Inconvenientes con la calidad de los datos a migrar. Falta de documentación sobre los circuitos y procedimientos. No se conforma un Comité de Usuarios dentro de la Institución.	Replantear los procesos administrativos en funcionamiento. Incluir en el Equipo a Personas que trabajan con la herramienta actualmente en uso. Apoyo del SIU (Documentos funcionales). Realizar una presentación de la herramienta a las Autoridades y Personal de Alumnos. Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades. Participación en comités de implementación pautados por el SIU.
Aspectos Técnicos
Complejidad del Modelo de Datos del SIU-Guaraní. Necesidad de realizar Personalizaciones sobre la versión estándar aunada a dificultades técnicas para llevarlas a cabo. Técnicos requieren tiempo para comprender como funciona Guaraní. Falta de conciencia sobre las tareas y responsabilidades de un DBA. Necesidad de capacitación para los técnicos de la institución a través de los diferentes cursos ofrecidos por SIU. Dificultad al dimensionar y realizar las tareas de migración de datos.	Leer la documentación técnica entregada por el SIU. Seguir los instructivos definidos por el SIU. Apoyo del SIU (Talleres, documentos técnicos, visitas, entre otro). Concientizar a las Autoridades sobre la Seguridad de los datos. Establecer políticas de información a los técnicos sobre los procesos académicos/administrativos de la institución.