A partir de nuestra experiencia recopilamos una serie de datos a partir de los que se elaboró una síntesis de las principales dificultades de este proceso. La misma se divide en siete dimensiones en la relación contexto universitario / sistemas de información: Aspectos Políticos, Planificación y Gestión, Recursos Humanos, Recursos Económicos, Aspectos Funcionales, Aspectos Técnicos, Repositorio único de datos.
En el mismo enfoque se plantean alternativas de solución, que podrían ser tomadas en cuenta a fin de disminuir el impacto de las potenciales dificultades.
| Potenciales Dificultades |
Posibles Soluciones
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| Aspectos Políticos |
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- Concebir el proyecto como un problema netamente técnico y no como un problema funcional / institucional ??? que debiera ser abordado en forma conjunta por personal no docente, y las distintas autoridades de rectorado y unidades académicas, unificando criterios de análisis e integrando buenas prácticas.
- No asimilar la Tecnología de la Información (TI) como herramienta para acompañar las estrategias de la Institución.
- Resistencia al cambio en general y especialmente a la adopción de un nuevo sistema informático. Falta de apoyo de los diferentes actores involucrados (personal administrativo, alumnos, docentes, etc) pueden generar problemas políticos.
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- Detectar y mostrar a las Autoridades cuáles son los beneficios de contar con el SIU-Guaraní. (ver documento SIU).
- Presentación del Sistema a las Autoridades y Personal de Alumnos al inicio del proyecto.
- Institucionalizar el Proyecto al máximo nivel (Consejo Universitario, Autoridades, usuarios funcionales).
- Una Autoridad debería reunirse periódicamente (1 vez por mes) con el equipo de trabajo para conocer el grado de avance.
- Visitar a Autoridades de otras Universidades que tengan experiencias exitosas en este Proyecto.
- Contar con la participación y apoyo del Responsable del área Alumnos.
- Promover la participación de distintos Actores de la Universidad. Realizar reuniones con los diferentes usuarios del sistema desde el inicio (con personal administrativo, alumnos y docentes).
- Compartir el objetivo de la implementación y las ventajas del uso del sistema.
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| Planificación y Gestión |
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- Subestimar el esfuerzo y el tiempo requerido para implementar el Sistema.
- Planes de trabajo sin formalizar. Dificulta el seguimiento del proyecto y determinar el grado de avance.
- Inexperiencia en la Administración de Proyectos de esta magnitud.
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- Definir el alcance del proyecto (ver documento modelo propuesto por SIU).
- El Responsable del Proyecto y los Responsables de Implementación deben Planificar y seguir el grado de avance.
- Documentar las tareas realizadas y los hitos alcanzados.
- Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
- Apoyo del SIU.
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| Recursos Humanos |
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- Alta rotación de Personal que participa en el Proyecto.
- Resistencia al cambio en el personal de la institución.
- El personal de Alumnado tiene poca participación en el Proyecto.
- Ausencia de un equipo en la Institución que se asemeje a un SIU dentro de la Universidad de manera que el Proyecto sea de toda la Institución.
- Insuficiente cantidad de personas en el equipo y dedicación de tiempo limitada al Proyecto.
- La tarea de implementación es asignada al Equipo técnico como un agregado en sus actividades.
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- Conformar un equipo de trabajo interdisciplinario (Autoridades, Técnicos, Personal Alumno).
- Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto. Evaluar la necesidad de reforzar el área técnica.
- Involucrar al área de Alumnos desde el inicio del Proyecto.
- Motivar al Equipo de trabajo.
- Promover la participación en el proyecto de áreas académicas afines (Materia de Base de Datos, Análisis de Sistemas, Gestión de Proyectos, de Estadísticas, etc).
- Verificar en comunidad.siu.edu.ar (ver eventos) los distintos cursos que se van planificando a lo largo del año
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| Recursos Económicos |
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- Infraestructura tecnológica insuficiente: Hardware,Redes, Conectividad.
- Falta de inversión en asistencia a capacitación y talleres ofrecidos por el SIU
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- Definir los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica.
- Garantizar los recursos necesarios para la adecuación de la infraestructura tecnológica requerida.
- Disponer de las partidas presupuestarias que permitan participar de las actividades y eventos organizados por SIU.
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| Aspectos Funcionales |
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- Falta de documentación sobre los circuitos y procedimientos en uso.
- El Usuario requiere tiempo para comprender el funcionamiento del Guaraní.
- Problemas con la identificación y desarrollo de personalizaciones al sistema.docente,
- Inconvenientes con la calidad de los datos a migrar.
- No se conforma un Comité de Usuarios dentro de la Institución
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- Revisar los procesos administrativos en funcionamiento. Conformar un equipo interdisciplinario para analizar la viabilidad de promover cambios en los procesos (Administración, legal, académico, técnico).
- Incluir en el Equipo a Personas que trabajan con el Sistema actualmente en uso.
- Tomar el curso online que ofrece SIU (conceptos y funcionalidad de Guaraní 3)
- Apoyo del SIU (Documentos funcionales).
- Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
- Participación en comités de implementación pautados por el SIU
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| Aspectos Técnicos |
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- Complejidad del Modelo de Datos del SIU-Guaraní.
- Necesidad de realizar Personalizaciones sobre la versión estándar aunada a dificultades técnicas para llevarlas a cabo.
- Personal técnico requiere tiempo para comprender cómo funciona Guaraní.
- Falta de conciencia sobre las tareas y responsabilidades de un DBA.
- Necesidad de capacitación para los técnicos de la institución a través de los diferentes cursos ofrecidos por SIU.
- Dificultad al dimensionar y realizar las tareas de migración de datos.
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- Leer la documentación técnica entregada por el SIU.
- Seguir los instructivos definidos por el SIU (Portal Guaraní).
- Disponer de un Plan de Capacitación del Equipo Técnico (Quién, Cuándo y Cómo). Replicar lo aprendido.
- Apoyo del SIU (Talleres, documentos técnicos, visitas, entre otros).
- Concientizar a las Autoridades sobre la Seguridad de los datos.
- Establecer políticas de información a los técnicos sobre los procesos académicos/administrativos de la institución
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| Repositorio Único de Datos |
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- La imposición de parte de las Autoridades sin una adecuada sensibilización genera rechazo en el personal No Docente.
- Rechazo del personal no docente a la implementación de base única
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Realizar encuentros de sensibilización donde se destacan los siguientes aspectos:
- Descripción / explicación de contar con un repositorio único de datos.
- Concientización de la realidad actual en materia de recursos humanos e infraestructura (1)
- Ventajas y Beneficios de contar con un único repositorio de datos vs las limitaciones del modelo actual.
- Ejemplificar con casos de éxito de otras Universidades
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- Temor que el tiempo de respuesta sea más largo al pasar de tener un esquema de soporte técnico y funcional local a uno central.
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- Fortalecer el área central que brindará soporte técnico y funcional a cada unidad académica.
- Definir el equipo central, roles y funciones de los recursos humanos y la metodología de trabajo (cuál será el canal de comunicación de nuevos requerimientos y pedido de soporte, tiempos de respuesta, priorización de temas, etc.).
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- Incertidumbre del técnico que estaba afectado exclusivamente a Guaraní en la Facultad respecto a cuál será su nuevo rol
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- Análisis ad/hoc de cada caso para determinar el nuevo rol que tendrá.
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- La gestión que gobierna, en la universidad o en cada unidad académica, tiene como “capital” propio el listado de los alumnos por lo cual son reticentes a compartir información de estudiantes
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- Informar Araucano nominal obliga a la Universidad a disponer del listado nominal de sus alumnos.
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- Temor por la disponibilidad y calidad del servicio de conectividad que tendrán las unidades académicas.
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- Involucrar a las personas responsables del tema conectividad y redes de manera de realizar un análisis conjunto para determinar el estado actual y eventualmente determinar las mejoras a realizar.
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- Temor de los usuarios acerca de quiénes pueden acceder a sus los datos desde otras facultades.
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- Disponer de entornos de pruebas donde usuarios, autoridades y técnicos puedan probar, experimentar, tratando de eliminar ‘los fantasmas’.
- Realizar acciones de capacitación.
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- Desconocer experiencias de implementación de base única en otras universidades de manera de brindar tranquilidad a quienes deben tomar dicha decisión
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- Consultar a SIU sobre casos de éxito.Tomar contacto con la universidad para consultar cómo ha sido su experiencia y conocer cómo está funcionando el sistema.
- Interiorizarse puntualmente sobre cuáles instituciones ya tienen en uso base centralizada.
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- Funcionalidad disponible en la implementación de Guaraní en uso (Guarani 2) no incluida en Guarani 3
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- Revisar/ajustar el circuito administrativo a implementar, luego verificar cual es la funcionalidad requerida que no está en Guaraní 3. Consultar a SIU sobre dicha funcionalidad, determinar si son personalizaciones o es funcionalidad que SIU incluirá en futuras versiones
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- Falta de definición del nuevo organigrama del nuevo equipo guaraní? Ejemplo: Si hay varios equipos técnicos en rectorado trabajando con Guaraní 2 (ejemplo: Grado, posgrado, virtual) que responden a distintas secretarías. Al unificarse el equipo de trabajo, de que secretaria dependería?
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- Es un análisis que se deberá hacer en cada caso particular.
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