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SIU-WICHI

Principales circuitos funcionales

A diferencia de los sistemas de gestión transaccionales, en el SIU-Wichi no hay un circuito funcional de “cómo registrar un trámite” ó “como realizar una operación” para registrar un dato, debido a que los usuarios no cargan ni modifican datos. El módulo SIU-Wichi es un “ambiente” netamente de análisis y consulta de datos. Técnicamente es un sistema de tipo Datawarehouse.

El SIU-Wichi se nutre de datos que generan los distintos sistemas de gestión para poder realizar análisis, convirtiéndose en información y conocimiento para quienes gestionan la institución.

A continuación describiremos brevemente el “proceso de análisis de datos” que busca reflejar el circuito funcional acorde a este tipo de sistemas para la toma de decisiones y por otro lado ampliamos la información con objetivos que tiene un Datawarehouse.

El proceso de Análisis de datos

Las distintas áreas que analizan y consuman esta información en SIU-Wichi, retroalimentarán a cada módulo SIU (Guarani, Pilaga, Mapuche, Diaguita, etc), solicitando nuevos datos necesarios, corrección de datos, definición de nuevos circuitos administrativos, nuevos indicadores, entre otros. Por lo tanto, como resultado del análisis de datos pueden surgir algunas de las siguientes necesidades:

• nuevas tendencias
• detección de información errónea
• implementar nuevos módulos en el sistema de gestión de la universidad.
• tener nuevos indicadores
• cambiar objetivos institucionales
• mejorar procedimientos
• etc

Objetivos del Data Warehouse

• Una de los activos más valiosos de una organización es su información. Esta es generalmente mantenida en dos formas: el sistema operacional de registros por medio de los módulos de gestión y el DataWarehouse. En forma simplificada, el sistema operacional es donde se registran los datos y el DW es donde se realiza análisis y se extrae información.

• El DW vendría a cumplir el rol de ser la fuente donde los usuarios pueden acceder a sus datos en forma integrada.

• Los objetivos fundamentales de un DW particular se van a desprender de las inquietudes que tengan los directivos de una organización. En [Kim1998] se establecen como requerimientos las siguientes consideraciones de calidad:

• El DW debe proveer acceso fácil a la información de una organización. Información accesible significa que administradores y analistas de una organización deben poder conectarse al DW desde sus computadoras personales. La conexión debe ser inmediata, a demanda y de alta velocidad. No es aceptable que el acceso sea a través de otra persona, sea inseguro o lento.

• El DW no es sólo los datos, sino también un conjunto de herramientas para consultar, analizar y presentar la información. Las herramientas de acceso deben ser simples y fáciles de usar.

• Los contenidos del DW deben ser entendibles y navegables. Esto quiere decir que deben estar correctamente etiquetados y que los datos pueden ser separados y combinados por el significado de toda posible medida del negocio.

• Los datos del DW deben ser consistentes y de buena calidad. La información del DW debe ser creíble. Consistencia implica resolver las correspondencias entre la información de diferentes partes de la organización. Si dos medidas de una organización tienen el mismo nombre deben tener el mismo significado. Inversamente si dos medidas difieren en significado deben etiquetarse de manera distinta. Información consistente y de alta calidad significa que toda la información debiera ser tenida en cuenta y que es completa. También implica que deben estar disponibles para los usuarios las definiciones comunes (diccionario de datos) de los contenidos del DW.

• Los datos que se publican en el DW deben ser útiles. Como los datos provienen de diferentes fuentes de información, deben ser combinados cuidadosamente, atravesar una etapa de limpieza que debe asegurar la calidad antes de pasar a ser parte del DW.

• La calidad de los datos del DW debe ser una conductora para la reingeniería del negocio. El DW no puede arreglar la pobre calidad de los datos. Si los datos son opcionales y no están completos no hay nada que el DW pueda hacer. La única forma de mejorar la calidad afecta a las personas que ingresan datos al sistema y a los administradores y consiste en volver al origen del dato con mejores sistemas, mejores administraciones y mejor visibilidad del valor de buen dato.

• Muchas veces al publicar los datos incompletos la gente ve lo valioso que sería contar con datos de mejor calidad. De esta forma el DW puede jugar un rol clave en los esfuerzos de reingeniería del negocio de una organización.

• Debe ser una fuente de información adaptable y flexible a los cambios. El DW debe estar diseñado para manejar los cambios continuos de las necesidades de los usuarios, las condiciones del negocio, los datos y las tecnologías. Los datos y aplicaciones existentes en el DW no deben sufrir modificaciones cuando se agregan nuevos datos y/o nuevas preguntas a realizar.

• El DW debe ser un lugar seguro donde la información se encuentre protegida. El DW contiene información muy valiosa para la organización. Es necesario que existan controles de acceso efectivo a los datos. También se debe permitir a sus dueños visualizar los usos y abusos de los datos, incluso luego de haber abandonado el DW.

• Debe ser la base para la toma de decisiones. El DW debe contener los datos correctos para soportar la toma de decisiones. Hay sólo una verdadera salida del DW: las decisiones que son tomadas a partir de él. El DW tendrá más valor cuanto más impacte en las decisiones del negocio. Recordar que el DW surge para constituirse como la parte central de un sistema para la toma de decisiones que es lo que finalmente se está tratando de construir.

• Debe ser aceptado por la comunidad usuaria para considerarse exitoso. No importa si la solución construida es elegante y usa los mejores productos y plataformas si el DW no se utiliza para el propósito que fue concebido. Su uso muchas veces es opcional, a diferencia de los sistemas operacionales donde los usuarios están obligados a utilizarlos. La aceptación de los usuarios de estas herramientas pasa por la simplicidad sobre todas las cosas.

• Si la comunidad del negocio no adopta al DW y continúa usándolo activamente seis meses después del entrenamiento, entonces habrá fallado el test de aceptación.

• De esta lista es fácil ver que para poder implementar exitosamente un DW se requiere mucho más que un buen equipo técnico. Es necesario conocer las reglas del negocio, involucrar a los usuarios y contar con datos de buena calidad. Se requiere conformar un equipo de trabajo con diferentes perfiles para lograr éxito en el proyecto de mejora continúa.

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