Diferencia entre revisiones de «SIU-Guarani/Plan de implementacion/Matriz de problemas»

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(Matriz análisis proyecto)
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* Infraestructura tecnológica insuficiente.
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* Infraestructura tecnológica insuficiente: Hardware,Redes, Conectividad.
* Hardware obsoleto.
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* Falta de inversión en asistencia a capacitación y talleres ofrecidos por el SIU
* Redes inadecuadas.
 
* Conectividad fallida.
 
* Falta de inversión en asistencia a capacitación y talleres ofrecidos por el SIU.
 
 
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* Informar sobre los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica.
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* Definir los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica.
* Informar sobre los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica.  
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* Garantizar los recursos necesarios para la adecuación de la infraestructura tecnológica requerida.
* Destacar la necesidad de la capacitación del personal técnico para la implementación del proyecto.
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* Disponer de las partidas presupuestarias que permitan participar de las actividades y eventos organizados por SIU.
*  Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto.
 
 
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| '''Aspectos Funcionales''' ||  
 
| '''Aspectos Funcionales''' ||  
 
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* Falta de documentación sobre los circuitos y procedimientos en uso.
 
* El Usuario requiere tiempo para comprender el funcionamiento del Guaraní.
 
* El Usuario requiere tiempo para comprender el funcionamiento del Guaraní.
* Dificultades del equipo de trabajo de la Institución para seguir los procesos.
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* Problemas con la identificación y desarrollo de personalizaciones al sistema.
Problemas con la identificación y ajustes de personalizaciones de la herramienta.  
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* Inconvenientes con la calidad de los datos a migrar.
* Inconvenientes con la calidad de los datos a migrar.
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* No se conforma un Comité de Usuarios dentro de la Institución
* Falta de documentación sobre los circuitos y procedimientos.
 
No se conforma un Comité de Usuarios dentro de la Institución.
 
 
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* Replantear los procesos administrativos en funcionamiento.  
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* Revisar los procesos administrativos en funcionamiento. Conformar un equipo interdisciplinario para analizar la viabilidad de promover cambios en los procesos (Administración, legal, académico,  técnico).
* Incluir en el Equipo a Personas que trabajan con la herramienta actualmente en uso.
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* Incluir en el Equipo a Personas que trabajan con el Sistema actualmente en uso.
* Apoyo del SIU (Documentos funcionales)
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* Tomar el curso online que ofrece SIU (conceptos y funcionalidad de Guaraní 3)
*  Realizar una presentación de la herramienta a las Autoridades y Personal de Alumnos.  
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* Apoyo del SIU (Documentos funcionales).
* Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
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* Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
* Participación en comités de implementación pautados por el SIU.
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* Participación en comités de implementación pautados por el SIU
 
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| '''Aspectos Técnicos''' ||
 
| '''Aspectos Técnicos''' ||
 
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* Complejidad del Modelo de Datos del SIU-Guaraní.  
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* Complejidad del Modelo de Datos del SIU-Guaraní.
* Necesidad de realizar Personalizaciones sobre la versión estándar aunada a dificultades técnicas para llevarlas a cabo.  
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* Necesidad de realizar Personalizaciones sobre la versión estándar aunada a dificultades técnicas para llevarlas a cabo.
* Técnicos requieren tiempo para comprender como funciona Guaraní.
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* Personal técnico requiere tiempo para comprender cómo funciona Guaraní.
* Falta de conciencia sobre las tareas y responsabilidades de un DBA.  
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* Falta de conciencia sobre las tareas y responsabilidades de un DBA.
* Necesidad de capacitación para los técnicos de la institución a través de los diferentes cursos ofrecidos por SIU.  
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* Necesidad de capacitación para los técnicos de la institución a través de los diferentes cursos ofrecidos por SIU.
* Dificultad al dimensionar y realizar las tareas de migración de datos.
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* Dificultad al dimensionar y realizar las tareas de migración de datos.
 
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*Leer la documentación técnica entregada por el SIU.  
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* Leer la documentación técnica entregada por el SIU.
* Seguir los instructivos definidos por el SIU.
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* Seguir los instructivos definidos por el SIU (Portal Guaraní).
* Apoyo del SIU (Talleres, documentos técnicos, visitas, entre otro).
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* Disponer de un Plan de Capacitación del Equipo Técnico (Quién, Cuándo y Cómo). Replicar lo aprendido.
* Concientizar a las Autoridades sobre la Seguridad de los datos.
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* Apoyo del SIU (Talleres, documentos técnicos, visitas, entre otros).
* Establecer políticas de información a los técnicos sobre los procesos académicos/administrativos de la institución.
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* Concientizar a las Autoridades sobre la Seguridad de los datos.
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* Establecer políticas de información a los técnicos sobre los procesos académicos/administrativos de la institución
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*La imposición de parte de las Autoridades sin una adecuada sensibilización genera rechazo en el personal No Docente.
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* Rechazo del personal no docente a la implementación de base única
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Realizar encuentros de sensibilización donde se destacan los siguientes aspectos:
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* Descripción / explicación de contar con un repositorio único de datos.
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* Concientización de la realidad actual en materia de recursos humanos e infraestructura (1)
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* Ventajas y Beneficios de contar con un único repositorio de datos  vs las limitaciones del modelo actual.
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* Ejemplificar con casos de éxito de otras Universidades
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Revisión del 12:39 3 mar 2016

Siu-guarani.png

Matriz análisis proyecto

A partir de diferentes comités de implementación del SIU-Guaraní, recopilación de datos en el transcurrir de los años en implementaciones de los distintos módulos SIU y reuniones internas del equipo SIU-Guaraní, se elaboró una síntesis de las principales dificultades de este proceso. La misma se divide en siete dimensiones en la relación contexto universitario / sistemas de información: Aspectos Políticos, Planificación y Gestión, Recursos Humanos, Recursos Económicos, Aspectos Funcionales, Aspectos Técnicos, Repositorio único de datos.

En el mismo enfoque se plantean alternativas de solución, que podrían ser tomadas en cuenta a fin de disminuir el impacto de las potenciales dificultades.


Potenciales Dificultades Posibles Soluciones
Aspectos Políticos
  • Concebir el proyecto como un problema netamente técnico y no como un problema de gestión administrativa que debiera ser abordado en forma conjunto por personal no docente, docente, autoridades, unificando procesos e integrando buenas prácticas.
  • No asimilar la Tecnología de la Información (TI) como herramienta para acompañar las estrategias de la Institución.
  • Resistencia al cambio en general y especialmente a la adopción de un nuevo sistema informático. Falta de apoyo de los diferentes actores involucrados (personal administrativo, alumnos, docentes, etc) pueden generar problemas políticos.
  • Detectar y mostrar a las Autoridades cuáles son los beneficios de contar con el SIU-Guaraní. (ver documento SIU).
  • Presentación del Sistema a las Autoridades y Personal de Alumnos al inicio del proyecto.
  • Institucionalizar el Proyecto al máximo nivel (Consejo Universitario, Autoridades, usuarios funcionales).
  • Una Autoridad debería reunirse periódicamente (1 vez por mes) con el equipo de trabajo para conocer el grado de avance.
  • Visitar a Autoridades de otras Universidades que tengan experiencias exitosas en este Proyecto.
  • Contar con la participación y apoyo del Responsable del área Alumnos.
  • Promover la participación de distintos Actores de la Universidad. Realizar reuniones con los diferentes usuarios del sistema desde el inicio (con personal administrativo, alumnos y docentes).
  • Compartir el objetivo de la implementación y las ventajas del uso del sistema.
Planificación y Gestión
  • Subestimar el esfuerzo y el tiempo requerido para implementar el Sistema.
  • Planes de trabajo sin formalizar. Dificulta el seguimiento del proyecto y determinar el grado de avance.
  • Inexperiencia en la Administración de Proyectos de esta magnitud.
  • Definir el alcance del proyecto (ver documento modelo propuesto por SIU).
  • El Responsable del Proyecto y los Responsables de Implementación deben Planificar y seguir el grado de avance.
  • Documentar las tareas realizadas y los hitos alcanzados.
  • Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
  • Apoyo del SIU.
Recursos Humanos
  • Alta rotación de Personal que participa en el Proyecto.
  • Resistencia al cambio en el personal de la institución.
  • El personal de Alumnado tiene poca participación en el Proyecto.
  • Ausencia de un equipo en la Institución que se asemeje a un SIU dentro de la Universidad de manera que el Proyecto sea de toda la Institución.
  • Insuficiente cantidad de personas en el equipo y dedicación de tiempo limitada al Proyecto.
  • La tarea de implementación es asignada al Equipo técnico como un agregado en sus actividades.
  • Conformar un equipo de trabajo interdisciplinario (Autoridades, Técnicos, Personal Alumno).
  • Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto. Evaluar la necesidad de reforzar el área técnica.
  • Involucrar al área de Alumnos desde el inicio del Proyecto.
  • Motivar al Equipo de trabajo.
  • Promover la participación en el proyecto de áreas académicas afines (Materia de Base de Datos, Análisis de Sistemas, Gestión de Proyectos, de Estadísticas, etc).
  • Verificar en comunidad.siu.edu.ar (ver eventos) los distintos cursos que se van planificando a lo largo del año
Recursos Económicos
  • Infraestructura tecnológica insuficiente: Hardware,Redes, Conectividad.
  • Falta de inversión en asistencia a capacitación y talleres ofrecidos por el SIU
  • Definir los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica.
  • Garantizar los recursos necesarios para la adecuación de la infraestructura tecnológica requerida.
  • Disponer de las partidas presupuestarias que permitan participar de las actividades y eventos organizados por SIU.
Aspectos Funcionales
  • Falta de documentación sobre los circuitos y procedimientos en uso.
  • El Usuario requiere tiempo para comprender el funcionamiento del Guaraní.
  • Problemas con la identificación y desarrollo de personalizaciones al sistema.
  • Inconvenientes con la calidad de los datos a migrar.
  • No se conforma un Comité de Usuarios dentro de la Institución
  • Revisar los procesos administrativos en funcionamiento. Conformar un equipo interdisciplinario para analizar la viabilidad de promover cambios en los procesos (Administración, legal, académico, técnico).
  • Incluir en el Equipo a Personas que trabajan con el Sistema actualmente en uso.
  • Tomar el curso online que ofrece SIU (conceptos y funcionalidad de Guaraní 3)
  • Apoyo del SIU (Documentos funcionales).
  • Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
  • Participación en comités de implementación pautados por el SIU
Aspectos Técnicos
  • Complejidad del Modelo de Datos del SIU-Guaraní.
  • Necesidad de realizar Personalizaciones sobre la versión estándar aunada a dificultades técnicas para llevarlas a cabo.
  • Personal técnico requiere tiempo para comprender cómo funciona Guaraní.
  • Falta de conciencia sobre las tareas y responsabilidades de un DBA.
  • Necesidad de capacitación para los técnicos de la institución a través de los diferentes cursos ofrecidos por SIU.
  • Dificultad al dimensionar y realizar las tareas de migración de datos.
  • Leer la documentación técnica entregada por el SIU.
  • Seguir los instructivos definidos por el SIU (Portal Guaraní).
  • Disponer de un Plan de Capacitación del Equipo Técnico (Quién, Cuándo y Cómo). Replicar lo aprendido.
  • Apoyo del SIU (Talleres, documentos técnicos, visitas, entre otros).
  • Concientizar a las Autoridades sobre la Seguridad de los datos.
  • Establecer políticas de información a los técnicos sobre los procesos académicos/administrativos de la institución
Repositorio Único de Datos
  • La imposición de parte de las Autoridades sin una adecuada sensibilización genera rechazo en el personal No Docente.
  • Rechazo del personal no docente a la implementación de base única

Realizar encuentros de sensibilización donde se destacan los siguientes aspectos:

  • Descripción / explicación de contar con un repositorio único de datos.
  • Concientización de la realidad actual en materia de recursos humanos e infraestructura (1)
  • Ventajas y Beneficios de contar con un único repositorio de datos vs las limitaciones del modelo actual.
  • Ejemplificar con casos de éxito de otras Universidades