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ABM Tipos de Documentos:
Maestros / Documentos / ABM - Tipos de documentos
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- Tipo: tiene la limitación de añadir hasta cuatro (4) caracteres, por lo que se recomienda que la abreviatura que se utilice sea legible y fácil para los usuarios, pues esta variable será utilizada en el momento de la impresión u otro tipo de operación necesaria en el circuito de trabajo.
- Descripción: permite escribir el detalle de la documentación a crear.
- Numerador: nos encontramos con una lista de opciones, estas variables son creadas en las alternativas Numerador. Se utiliza para numerar automáticamente en forma creciente de acuerdo a la asociación de los tipos de documentos. Asociamos el numerador creado en el paso anterior.
- Requiere liquidación: permite que el sistema genere o no la orden de pago correspondiente.
- Categoría: debemos seleccionar el rol que cumplirá este documento nuevo:
- 1- Comprobante
- 2- Documento
- 3- Contenedor
- 1- Comprobantes:
Se refiere a todos aquellos comprobantes de terceros entregados al momento de una transacción, estás puede ser Facturas, Tickets, etc
- 2.1- Documento Principal:
Es el documento que sirve como base para la carga en el sistema, es un dato único que le da individualidad a cada operación por ejemplo en un preventivo NUP o el documento generado por la propia universidad (Preventivo, Orden de Compra, Contrato de Locación de Obra, Resolución de distribución de Crédito del Consejo Superior, Comisión de Viáticos,Licitación, etc.)
- 2.2- Documentos Adicionales.
Son números de documento que me resulta útil agregar como referencia para luego poder buscar el documento. (por ejemplo la resolución de adjudicación que aprueba una compra, que podría ser la misma para varios compromisos, ya que se hace uno por proveedor adjudicado), o la resolución que aprueba la contratación de varios servicios.
Exponemos más abajo algunos ejemplos de comprobantes:
Pliego de Licitación: Si bien es un elemento principal e importante para el sector de contrataciones pero su contenido interno de información presupuestaria contable es mínimo. Comprobante de Preventivo: Este documento contiene gran volumen de datos importante en el ámbito de presupuesto y por ende contable, por lo tanto es válido crear para asociarlo a los circuitos que tiene como ABM (actualización de alta, baja o modificación) de preventivos, cuya numeración correlativa dará el sistema. Resolución de Rector: Este elemento tangible también es importante. De acuerdo a la naturaleza de su contenido y etapa contable será documento principal o asociado. Si estamos cargando una actualización de créditos que a través de esa resolución se aprobó, entonces este será el elemento rol principal en el momento de procesar la información. Pero si se trata de aprobar una orden de compra, en este caso será como rol asociado del mismo ya que lo importante para esta etapa de proceso será la orden de compra, o los comprobantes definidos en cada una de las etapas contables (preventivo, compromiso y devengado). En ambos casos su numeración no es correlativa, el usuario que va procesar el contenido del dato será el responsable de asignarlo. Factura: Es un comprobante válido que respalda la erogación de gastos, ingresará como elemento asociado a nivel de comprobante, es decir que no tiene rol en la clasificación de los documentos y no tendrá numeración correlativa del sistema.
- 3- Contenedor:
Este tipo de documento es el que se utiliza para definir donde esta guardado el comprobante principal o como viaja. Normalmente en muchos casos la documentación viaja en lo que se denomina Expedientes (Es el caso clásico de contenedor). Al igual que documentos pueden ser creados por la Universidad en función de las necesidades.
