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Reservar Caja Chica ANUAL

Esta operación permite seleccionar una Caja Chica previamente configurada para un ejercicio (ANUAL), generando un Preventivo de gastos e impactando automáticamente a nivel presupuestario cuando se confirma esta reserva.

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Si filtramos por una Caja Chica de estas características podremos observar que la nueva pantalla presenta tres solapas: a) Documentos, b) Datos de Gestión y c) Manejo de Partidas, debemos respetar el orden e ir procesando los datos necesarios en cada una de ellas.

a). Documentos: Tenemos que completar los datos obligatorios (*), Documento Principal y Contenedor. También podemos incluir todos aquellos Documentos Asociados que existan, haciendo clic en Agregar.

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b). Datos de Gestión: Observamos que gran parte de los datos se encuentran cargados, el sistema los extrae del ABM de Caja Chica, es importante revisar el contenido del mismo antes de seguir el proceso. La fecha de vencimiento tiene carácter gerencial y de control. El importe de la reserva es un dato necesario que se confirma con la elección de Partidas.

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c). Manejo de Partidas: En esta sección por medio de los filtros seleccionaremos la o las Partidas a procesar, que podemos visualizar en la parte inferior de la pantalla junto al saldo presupuestario a tener en cuenta. El cuadro de Importe se deberá completar con el correspondiente a la reserva, para finalizar hacemos clic en procesar

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d). Esta última pantalla confirma el proceso de la reserva de los puntos a), b) y c). Podremos imprimir el comprobante de respaldo.

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Ejemplificaremos los pasos vistos en los puntos precedentes para una Caja Chica Anual.

La Organización X decide optar por el método de Caja Chica Anual considerando un fondo de $5000.- mensuales a rendir por el responsable José Matos de la Dependencia Facultad de Derecho.

Al realizar el ABM de Cajas Chicas deberá tildar en el cuadro “Es Anual” identificando este tipo.

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Continuando con el circuito se procederá a cargar la Reserva Anual. Considerando que el fondo mensual es de $5000.- la reserva deberá ser por $60.000.- para cubrir todo el ejercicio.

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Ingresamos a 1° solapa, N° de Expediente 00125/2012, correspondiente a esta operación, si tuviéramos otros documentos relacionados, podríamos agregarlos en la parte inferior “Documentos Asociados” haciendo clic en el icono +

En la 2° solapa observamos automáticamente los datos cargados, En esta sección podríamos cambiar el Motivo o las fechas. En el campo Importe de la Reserva colocamos el importe total a enviar como preventivo.

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Ingresamos a la 3° solapa, Manejo de Partidas, filtramos por la partida presupuestaria involucrada, teniendo en cuenta la dependencia del responsable asignado. En este ejemplo filtramos por unidad principal 011, podremos verificar en esta pantalla el saldo presupuestario con el que cuenta esta partida, la cual deberá ser suficiente para cubrir la reserva. Tildamos y hacemos clic en Seleccionar Partida y automáticamente se nos habilita el campo Importe donde colocaremos el monto de la reserva. Para confirmar la operación hacemos clic en Procesar y se genera el comprobante del mismo.

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Con esta última pantalla concretamos la Reserva de la Caja Chica Anual. A modo control es aconsejable verificar el saldo y movimiento presupuestario de la partida involucrada para confirmar el preventivo generado automáticamente.

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