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Documentos
Introducción:
En todo sistema cuando se procesa información lo hacemos a través de un elemento tangible, por ejemplo formularios, facturas, libros, resoluciones, códigos de barra, expedientes, etc. El Sistema SIU PILAGA nos ofrece la posibilidad de configurar estos elementos de acuerdo a la estructura funcional de cada establecimiento. Teniendo en cuenta que cada organización tiene su propia característica de estructura, su cultura de trabajo y sus propias disposiciones que hacen posible el normal funcionamiento de los procesos administrativos contables.
El SIU PILAGA denomina a los elementos tangibles mencionados precedentemente: Tipo de Documentos. Podemos encontrar documentos predefinidos para el funcionamiento interno del sistema, mientras otros documentos serán creados de acuerdo a las necesidades de la organización, vinculándose a los circuitos correspondiente. También nos permite diferenciar distintos tipos de rol como es Principal, Contenedor y Asociado, así también de llevar su numeración correlativa, o no, para cada uno de ellos.
Nos brinda además de adecuar los procesos manuales de cada etapa administrativa, adaptarlo a los procesos informáticos que se han determinado con el objetivo de agilizar y flexibilizar la labor de la carga operativa y en la coordinación de todos los sectores que intervienen en la organización, ya sea en forma directa o indirecta.
Objetivo: Registrar los Tipos de Documentos, Comprobantes y Contenedores que se utilizarán en los diferentes trámites que permite administrar el sistema. Como Tipo de Documento se entiende a toda clase de documentación interna que avala la gestión de un trámite, mientas que un Tipo de Comprobante hace referencia a toda clase de documentación externa que respalda la gestión de un trámite. Los Tipos de Contenedores se refieren a entidades que permiten agrupar físicamente toda la documentación que se genera en un circuito administrativo.
- Ejemplos de Tipo de Documento: Resolución del Consejo Superior, Resolución de Rectorado, Disposición de Pago, Número de Preventivo.
- Ejemplos de Tipo de Comprobante: Factura, Resumen Bancario, Recibo, Pagaré.
- Ejemplos de Tipo de Contenedor: Expediente, Legajo de Compra, Expediente de Pago
