SIU-SEEI/UNArg

Administración del MPC de SUDOCU

Caracterización de la Universidad Nacional Argentina (UNArg)

(Modelo SUDOCU 2)

¿Qué es el MPC?

El Módulo de Parametrización y Configuración es la dimensión de SUDOCU que nos permite administrar todos los componentes del sistema desde un perfil administrador. Una de las principales características de SUDOCU 2.X es la flexibilidad en la gestión del MPC. SUDOCU 2.X admite una administración centralizada del MPC, tal como lo hace SUDOCU 1 pero además incorpora la posibilidad de descentralizar la configuración de algunos o todos los componentes, permitiendo que uno o varios usuarios administradores sean los encargados de modelar el MPC.

En mi institución ¿Cómo me organizo para llevar adelante la administración del MPC?

Existen dos modalidades principales de gestión del MPC

Administración Centralizada del MPC: Un usuario o más de un usuario serán los encargados de administrar todo el MPC para toda la institución. En el caso de que sean más de un usuario, todos pertenecerán al mismo área.

Administración Descentralizada del MPC: Un usuario será el encargado de gestionar usuarios administradores descentralizados. Dicho usuario tendrá perfil de administrador absoluto del MPC pero su rol será de creación de usuarios administradores parciales.

En cada unidad académica o Facultad habrá uno o más usuarios que administrarán en conjunto la totalidad de los componentes. En este caso es posible que todos los usuarios administren todos los componentes o que cada usuario administre algunos componentes y entre todos logren la sumatoria de la totalidad de los componentes.

Es importante conocer cómo funciona la institución para identificar qué modalidad de trabajo sería la más adecuada. Es posible iniciar una configuración centralizada y paulatinamente descentralizar la gestión del MPC. También, aunque más complejo, es posible iniciar una configuración descentralizada completamente y paulatinamente centralizarla. La complejidad radica en que se deberá repensar las funciones de los usuarios administradores y la nueva asignación de otros usuarios.

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Entendiendo a la gestión documental como un proceso institucional, recomendamos en primera instancia lograr una administración centralizada del MPC y en caso de ser necesario descentralizar la configuración de algunos componentes para agilizar la gestión. La centralización de la administración del Módulo MPC implica únicamente que uno o más usuarios del mismo área sean los responsables de administrar los diferentes elementos del MPC.

El MPC no interfiere en una posible gestión documental descentralizada. Es decir, se puede llevar a cabo una gestión documental descentralizada mediante una administración del MPC centralizada.

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Configuración del MPC para la institución de ejemplo UNArg

El objetivo de este apartado es dimensionar de una forma más práctica una posible configuración centralizada del módulo MPC de SUDOCU. Para ello se trabajará sobre la Universidad Nacional Argentina.

Antes de iniciar la configuración de SUDOCU se debe analizar la estructura de la universidad, identificar las áreas, criterios comunes, usuarios y demás cuestiones importantes que ordenan la implementación del sistema. Algunas de las preguntas a responder son:

1. ¿Cual es la estructura de áreas que se desea implementar en SUDOCU?

Se considera a un área como unidad de gestión documental que sirve de lugar de archivo de los documentos que se crean y autorizan, además de ser sitio de tránsito o de archivo de todos los contenedores de SUDOCU.

Para responder a la pregunta, es necesario relevar las áreas activas de la institución y conocer su funcionamiento. A continuación se representan las áreas funcionales de la Universidad Nacional Argentina.

NOTA IMPORTANTE
La gestión del MPC dependerá de las características propias de la institución. Recomendamos que si existe un organigrama institucional, éste sea el punto de partida, pero en caso de no existir no debería ser un impedimento para implementar SUDOCU. ¿Qué modalidad es la más recomendable para configurar el MPC en UNArg? (Centralizada/descentralizada)

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VER!!!!

La estructura de áreas a implementar en SUDOCU no necesariamente tiene que coincidir con la estructura orgánica de la institución.

Muchas veces el organigrama institucional no representa la realidad actual dado que está obsoleto o la dinámica de trabajo impide que éste sea actualizado. Sin embargo no es obligatorio contar con un organigrama actualizado para implementar SUDOCU.

En el caso de ejemplo, la UNArg es una universidad centralizada en su gestión y por tal motivo se determinó que la administración del módulo MPC de SUDOCU será centralizada: Un usuario será el administrador total de los componentes del MPC para toda la institución.

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2. ¿Qué implica la configuración centralizada del MPC?

Tal como se mencionó anteriormente, una configuración centralizada del MPC únicamente implica que todos los componentes del MPC serán administrados por uno o más de un usuario del mismo área.

El área a designar para dicha tarea debe ser un área estratégica institucionalmente, que tenga funciones transversales y pueda comprender el funcionamiento institucional desde una perspectiva más integral.

En el caso de la UNArg, se resolvió que la Secretaría de Tecnología de la Información y la Comunicación dependiente de Rectorado será la encargada de la implementación del sistema y por tal motivo será única responsable de administración total de los componentes del MPC (Usuarios, áreas, Templates PDF, Templates de Documentos, Numeradores, Roles, Personas, Tipos de Documentos y Carpetas MPD).

Se designará a dos personas que serán usuarios (titular y suplente) y tendrán el rol de usuario administrador del MPC.

Las personas designadas fueron el Empleado A (Titular) y el empleado B(Suplente).

3. ¿Qué Tipos de Documentos serán utilizados?

Es importante relevar qué tipos de documentos son utilizados en la institución, cómo se utilizan y qué función cumplen cada uno de ellos. Aquí, como en la pregunta ¿Cual es la estructura de áreas que se desea implementar en SUDOCU? el objetivo es interiorizarse con la estructura de gestión institucional en pos de aunar criterios y crear consenso.

SUDOCU ofrece un catálogo de más de 90 tipos de documentos preestablecidos. Por ello, UNArg definió los siguientes tipos de documentos preestablecidos a utilizar de manera inicial. En caso de requerirse es posible incorporar paulatinamente más tipos de documentos:

Nota

Resolución de Rector

Resolución de Consejo Superior

Expedientes

Trámites

Convenios

Informes

4. ¿Cómo será la numeración de los documentos?

Una de las características que posee SUDOCU es la numeración automática de documentos creados. Dependiendo de la configuración de los numeradores y tipos de documentos asociados es posible una numeración centralizada para todo el organismo o para un área.

En UNArg, se definió que toda documentación generada en SUDOCU tendrá el siguiente formato de numeración.

Sigla de la Universidad-Sigla área de creación-Tipo de Doc-12/2023" (OJO! ver RECT_+area)

Por ejemplo:

Nota creada por Mesa de Entradas: UNArg-RECT_ME-NOT-12/2023

Resoluciones de Rector creada en Rectorado: UNArg-RECT-RR-20/2023

Resoluciones de Consejo Superior creada en Consejo Superior: UNArg-CS-RCS-18/2023

Expediente creado en el área de Dirección General de Recursos Humanos: UNArg-RECT_DGRH-EXP-11/2023

Convenio creado en la Secretaría de Bienestar y Extensión: UNArg-RECT_SBE-CONV-31/2023

Informe creado en la Secretaría de Planificación: UNArg-RECT_SP-INF-29/2023

5. ¿Cómo se definen las vistas y herramientas que tendrán habilitadas cada uno de los usuarios en SUDOCU?

Dado que para la implementación de SUDOCU 2 es necesario la creación de modelos de perfiles de gestión documental, es sumamente necesario analizar al conjunto de los empleados de cada área para poder crear perfiles administrativos que sean lo más homogéneos entre áreas y de ese modo facilitar la tarea de asignación de perfil a cada usuario.

Si bien es cierto que el concepto de perfil se originó en SUDOCU 1, éste estaba integrado al componente de Usuarios.

El la versión 2.x.x de SUDOCU se independiza con el objetivo brindar una administración más descentralizada del MPC y crear combinaciones entre usuarios, áreas y permisos.

Un perfil es un conjunto de características que surgen entre el perfil de acceso a SUDOCU (invitado/usuario/administrador), las vistas asignadas, los tipos de documentos asignados y/o los componentes asignados.

Es posible asignar varios perfiles al mismo usuario así como también un único perfil a un único usuario.

La incorporación de la entidad Perfiles en SUDOCU 2.x.x toma relevancia en la medida que permite que el mismo usuario tenga un perfil usuario para diferentes áreas con permisos diferentes para cada área.

Para el diseño de modelos de perfiles hay que detenerse en cada área, conocer sus funciones dentro de la institución, qué tipos de documentos utiliza, que procesos se realizan. Luego, es recomendable centrarse en los usuarios de dicha área y qué funciones cumplen dentro de ella.

Se recomienda realizar un cuadro de doble entrada similar a:

En el caso de la UNArg, se definieron al menos tres modelos de perfiles de usuario por cada área:

Perfil Usuario Básico: Tiene todas las vistas, herramientas y permisos habilitadas en su área para todos los documentos excepto pero no puede crear Expedientes.

Perfil Usuario Avanzado: Tiene todas las vistas, herramientas y permisos habilitadas en su área y además puede crear Expedientes.

Perfil Auditoría: Tiene acceso únicamente a vista avanzada, vista previa, vista mapa, vista abrir y descarga.

A continuación se detallan los perfiles de usuarios para Rectorado:

Perfil Básico Rectorado VISTAS: Todas TIPO DE DOCUMENTOS:

Notas

    HERRAMIENTAS: Todas excepto Transformar y Eliminar
    PERMISOS: Ninguno

Resolución de Rector

    HERRAMIENTAS: Únicamente Abrir, Vista Previa, Vista Avanzada, Vista Mapa (No se permite crear)
    PERMISOS: Ninguno

Trámite

    HERRAMIENTAS: Todas excepto Transformar y Eliminar
    PERMISOS: Ninguno

Perfil Avanzado Rectorado

            VISTAS: Todas
            TIPO DE DOCUMENTOS: 

                              Notas
                                   HERRAMIENTAS: Todas
                                   PERMISOS: Todos
                              Resolución de Rector
                                   HERRAMIENTAS: Todas excepto Transformar y Eliminar
                                   PERMISOS: Ninguno
                              Trámite
                                   HERRAMIENTAS: Todas
                                   PERMISOS: Ninguno
                              Expediente
                                   HERRAMIENTAS: Todas
                                   PERMISOS: Ninguno

Perfil Auditoría Rectorado

            VISTAS: Todas (No se permite crear)
            TIPO DE DOCUMENTOS: Ninguno (No se permite crear)