Guía Funcional Bundle Solicitudes

Es un servicio que desde SIU - Huarpe permite gestionar algunas solicitudes que se producen dentro de las organizaciones con o sin impacto en los diferentes módulos SIU.

Descripción General

Una Solicitud representa una petición autogestionada por una persona (empleado, alumno, otros) para realizar un determinado trámite administrativo.

Tiene un esquema de autorizaciones que puede pasar por diferentes estados. En esta petición la persona registra determinados datos propios del trámite que quiere realizar y, en caso de que la solicitud sea autorizada, estos datos pueden ser impactados directamente en el sistema encargado de gestionar el trámite (por ejemplo, en el sistema de Recursos Humanos).

Cada solicitud va a tener asociado un Tipo de Solicitud en función del trámite al que esté vinculada.

Tipo de Solicitud

En principio, para el alcance actual, vamos a definir los siguientes:

1. Solicitud LAO
2. Permisos Particulares (Art. 101)
3. Licencia por Estudio
4. Permisos Excepcionales (Art. 102)

Para cada Tipo de Solicitud vamos a necesitar:

• Un Grupo de Solicitudes
• Un Área Responsable o Área de Gestión
• Un Tipo de Autorización
• Una configuración de mapeo con el sistema de haberes (mapuche)

Para la creación o modificación de un Tipo comuníquese con el área de soporte.

Estados de una Solicitud

Una solicitud puede tener distintos Estados:

1. Vacía (Se necesita para hacer la primer transición, Vacía a Creada)
2. Creada
3. Anulada (*)
4. En proceso de autorización
5. Aprobada (*)
6. Rechazada (*)
7. Trámite exitoso (*) (**)
8. Trámite no exitoso (*) (**)

(*) Estos estados son Finales.
(**)En caso de que la solicitud esté vinculada con un sistema de gestión en el cual impacta puede indicarse con estos estados si el trámite resultó exitoso o no.

Grupo de Solicitudes

Los Grupos de Solicitudes aglutinan Tipos de Solicitudes con determinadas características o que corresponden a una misma temática o trámite. El grupo actualmente activo es “Licencias No Docentes”.

Área Responsable o Área de Gestión

Un Área Responsable o Área de Gestión es la dependencia responsable del trámite administrativo vinculado a cada Tipo de Solicitud. Cada Área Responsable tiene un conjunto de usuarios asociados que pueden participar en el circuito de autorización de tipos de solicitudes vinculadas con ese área. En principio, para el alcance actual, vamos a definir las siguientes áreas:

1. Recursos Humanos (Área responsable de Tipos de Solicitudes del Grupo Licencias No Docentes)
2. Medicina Laboral
3. Capacitaciones

Para la creación o modificación de un Área comuníquese con el área de soporte..

Esquema de Autorización

Cada Tipo de Autorización define un Esquema de Autorización, que determina un conjunto de posibles pasos de autorización y personas autorizantes. Finaliza en la aprobación o rechazo de la solicitud registrada por un usuario.

En principio, definimos los siguientes Tipos de Autorización:

1. Sin autorización. La solicitud es “auto-autorizada” por el mismo usuario que la registra.
2. Aprueba uno o más Jefes (secuencial). La solicitud debe pasar por la autorización en forma secuencial de uno o más Jefes del agente que registró la solicitud.
3. Aprueba uno o más Jefes (secuencial) - Área Responsable. La solicitud debe pasar por la autorización en forma secuencial de uno o más Jefes del agente que registró la solicitud y finalizar con la autorización del Área Responsable.
4. Aprueba Área Responsable (*). La solicitud debe ser autorizada por el Área Responsable.
5. Aprueba una o más Áreas (secuencial). La solicitud debe pasar por la autorización en forma secuencial de una o más Áreas, finalizando con la del Área Responsable o Área de Gestión.
6. Aprueba uno o más Jefes (secuencial) – Aprueba una o más Áreas (secuencial). La solicitud debe pasar por la autorización en forma secuencial de uno o más Jefes del agente que registró la solicitud y por la autorización de una o más áreas, finalizando con la del Área Responsable o Área de Gestión.

(*) Solo consideramos que cada Tipo de Solicitud tiene UN Área Responsable (para evitar superposición con la funcionalidad de SUDOCU).

Asociación del Tipo de Solicitud con Tipo de Autorización

En este primer alcance se definieron los siguientes tipos de solicitudes:

1. Solicitud LAO
2. Permisos Particulares (Art. 101)
3. Licencia por Estudio
4. Permisos Excepcionales (Art. 102)

y se asociaron a cada uno de ellos los siguientes Tipos de Autorización, a modo de ejemplo:

Tipo de Solicitud	Tipo de Autorización
1 - Solicitud LAO	3 - Aprueba uno o más Jefes (secuencial) - Área Responsable -> Área Responsable: Recursos Humanos
2 - Permisos Particulares (Art. 101)	4 - Aprueba Área Responsable (*) -> Área Responsable: Recursos Humanos
3 - Licencia por Estudio	6 - Aprueba uno o más Jefes (secuencial) - Aprueba uno o más Áreas (secuencial) -> Área Responsable: Recursos Humanos
4 - Permisos Excepcionales (Art. 102)	2 - Aprueba uno o más Jefes (secuencial)

Cada Estado de Autorización está asociado con un Estado Final de Solicitud:

• Autorizada está asociado con el Estado Final de Solicitud 5- Aprobada
• No autorizada está asociado con el Estado Final de Solicitud 6- Rechazada

Como parte del Esquema de Autorización se han definido algunas Instancias de Autorización. Esta ultima puede definirse como una etapa dentro del proceso de autorización.

Ejemplo de Instancias de Autorización definidas:

• Autoriza Jefe
  En esta instancia la solicitud es derivada de una persona a otra persona, hasta ser autorizada por una persona con calidad de Usuario Autorizante que puede hacer que la solicitud “Pase a la próxima instancia” (si existe una próxima instancia) o “Finalice” (si no existe una próxima instancia).

• Autoriza Área
  En esta instancia la solicitud es derivada a una o varias áreas. Cuando es enviada al “Área de Gestión” asociada al tipo de la solicitud, los usuarios pertenecientes a este área pueden hacer que la solicitud “Pase a la próxima instancia” (si existe una próxima instancia) o “Finalice” (si no existe una próxima instancia).

Usuarios Autorizantes y Áreas Responsables o Áreas de Gestión

Dentro del Esquema de Autorización, necesitamos disponer de un conjunto de personas/usuarios habilitados para intervenir en el proceso de autorización, que pueden ser de tres tipos:

• Usuarios Arai-Usuarios: habilitados para solicitar y autorizar/no autorizar las solicitudes que les derivan los agentes. Pueden derivarlas a otros usuarios.
• Usuarios Autorizantes: subconjunto de usuarios de Arai-Usuarios habilitados para autorizar/no autorizar las solicitudes y también para pasarlas a la instancia de autorización siguiente (si existe) o finalizar el proceso de autorización.
• Usuarios pertenecientes a un Área: habilitados a autorizar/no autorizar las solicitudes derivadas a ese área como parte del circuito de autorización, y para impactarlas en el sistema de gestión vinculado. (Si hubiera)

Los dos últimos conjuntos de personas/usuarios pueden intersectarse.

Envíos a autorizar (Derivaciones) y Autorizaciones

1. Dentro del Esquema de Autorización, necesitamos que:

El propio solicitante u otro usuario (un Jefe) pueda enviar a autorizar una solicitud (de acuerdo a la configuración del Tipo de Autorización asociado, tal como explicamos más arriba) a:

• Otro usuario
• Un Área (que puede ser Área Responsable o Área de Gestión)

2. Un usuario (Jefe) o un usuario perteneciente a un Área Responsable o Área de Gestión puedan autorizar/no autorizar una solicitud.

Tener en cuenta:

• Una solicitud cuyo Tipo de Autorización es “Sin Autorización” se crea con estado Aprobada y no existe un proceso de autorización vinculada a ella (no tiene derivaciones ni autorizaciones).
• Una solicitud que ha sido anulada, podría tener o no instancias de autorización registradas, dependiendo del momento en que fue anulada. En este alcance solo se permiten anular solicitudes que no han iniciado el proceso de autorización (en estado Creada).
• Cuando se hace una autorización no siempre hay un cambio de estado para la solicitud. Solo se registra un cambio de estado cuando no se autoriza la solicitud, o se autoriza y se evalúa que se trata del último autorizante:
  • Si un usuario no autoriza una solicitud (va a ser el último autorizante) entonces se registra en forma automática un cambio de estado para la solicitud a (solicitud_cambio_estado) a Rechazada y se guarda en en solicitud_autorizaciones el id_solicitud_cambio_estado
  • Si un usuario autoriza una solicitud y se determina que el usuario es el último autorizante, entonces se registra en forma automática un cambio de estado para la solicitud a (solicitud_cambio_estado) a Aprobada y se guarda en en solicitud_autorizaciones el id_solicitud_cambio_estado.
  • Si un usuario autoriza una solicitud y se determina que no es el último autorizante, la solicitud queda a la espera de ser nuevamente derivada o que se finalice el proceso de autorización. Una vez que un usuario habilitado finaliza el proceso de autorización, la solicitud pasa a estado Aprobada.

Configuraciones necesarias

Previo a iniciar la configuración es necesario activar el Bundle según los pasos indicados aquí

Agregar usuarios autorizantes

Los usuarios autorizantes se encuentran en la tabla usuarios_autorizantes. Donde id_usuario es un UID registrado en arai-usuarios.

Configuración de Esquema de Autorización

Para configurar su Esquema, cada Tipo de Autorización tiene asociado:

• Un conjunto de Instancias de Autorización (tabla tipo_autorizacion_instancia). En esa relación se define un orden para cada instancia dentro del esquema de autorización, que va a determinar la secuencia en la que pueden ser elegidas las instancias.
• Un conjunto de configuraciones, una para cada combinación de Instancia de Autorización y Estado de Autorización (tablas tipo_autorizacion_instancia_config, tipo_autorizacion_instancia_config_tipo_documento).

Actualmente se encuentran configuradas por defecto. Detalle de los Esquemas de Autorización actuales.

IMPORTANTE:
En tipo_autorizacion_instancia_config tienen que estar configuradas TODAS las posibles combinaciones de tipo de autorización+instancia+estado_autorizacion

Circuito Funcional

Cuando el BundleSolicitudes está activado, se muestra el menú “Solicitudes”, que consta de 2 elementos:

• Bandeja de Solicitudes, desde aquí se accede a distintas solapas que nos permitirán ver y gestionar las diferentes etapas de una solicitud.
• Nueva solicitud, desde aquí se accede a la Creación de una solicitud por parte del usuario logueado.

Cabe destacar que el usuario también podrá registrar una nueva solicitud desde el Submenú “Bandeja de Solicitudes” desde el botón: +Nueva Solicitud.

Bandeja de Solicitudes - Mis Solicitudes.

En esta solapa el usuario puede ver las solicitudes registradas por él, la descripción, el estado actual, un detalle que describe los movimientos que tuvo dicha solicitud y las acciones posibles.

Desde el botón Detalle se pueden ver el nro de solicitud, tipo, fechas, observaciones, solicitante, estado y sus movimientos.

Bandeja de Solicitudes - Mis Pendientes de Autorización

En esta solapa el usuario puede ver aquellas solicitudes que le fueron derivadas. Las acciones que el usuario pueda realizar sobre dichas solicitudes están en función del rol que tenga y el esquema de autorización asociado al tipo de solicitud.

Desde el botón Detalle se pueden ver el nro de solicitud, tipo, fechas, observaciones, solicitante, estado y sus movimientos.-

Botones de “Autorizar” o “No Autorizar” En caso que el usuario que recibe la solicitud decida “Autorizar”, la solicitud queda en estado “En Proceso de Autorización” y lista para ser derivada al siguiente actor en el esquema de autorizaciones o bien para finalizar el Proceso de autorización, en caso que el usuario que recibe tenga potestad para hacerlo.

Si la solicitud es autorizada, pasa a la solapa “Mis Autorizaciones”

También podrá “No Autorizar” la solicitud, en cuyo caso queda en estado “Rechazada”.

Botón para “Derivar” una solicitud. Un usuario puede dar continuidad a una solicitud que le fue “derivada” En la derivación deberá indicarse a qué instancia se deriva y a que autorizante. (usuario o área)

Botón “Finalizar Proceso de Autorización” Este botón permite finalizar el proceso de autorización, determinado por el esquema de autorización del tipo de solicitud. Si el usuario que ha recibido la solicitud tiene potestad, podrá finalizarla, y la solicitud quedará en estado “Aprobada”.

Bandeja de Solicitudes - Mis Autorizaciones

En esta solapa el usuario puede ver aquellas solicitudes “Autorizadas” en las que tuvo intervención. Puede verse aquí los datos de la solicitud, descripción, estado, y demás información de movimientos en el botón de “Detalle”.

Bandeja de Solicitudes - Mis Pendientes de Finalización

En esta solapa el usuario puede ver aquellas solicitudes “Aprobadas” que no tienen impacto automático sobre las cuales tiene pendiente alguna acción para su finalización y posterior cambio de estado a “Trámite Exitoso”. Las acciones posibles son: “Marcar como trámite exitoso” (Cambio de estado Manual) “Marcar como trámite no exitoso” (Cambio de estado Manual) “Impactar” (Orden de impacto de la solicitud en el sistema de gestión asociado).

Bandeja de Solicitudes - Mis Finalizadas

En esta solapa el usuario puede ver aquellas solicitudes que han sido finalizadas por él, ya sea que el trámite haya resultado exitoso o no. Aquellos usuarios que no tengan potestad para finalizar trámites de solicitud, no verán nada en esta solapa.

Nueva Solicitud

Al ingresar a esta operación se podrá crear el pedido de una solicitud, seleccionando el Grupo de solicitud y el Tipo de Solicitud.

• Grupo de solicitud: Muestra las diferentes categorías disponibles para crear una solicitud. El grupo actualmente activo es “Licencias No Docentes”.
• Tipo de Solicitud: Muestra los tipos disponibles para el grupo previamente seleccionado. Tal como se observa en la imagen, es posible elegir entre las siguientes opciones: Licencia por Estudio, Permisos Excepcionales, Permisos Particulares y Licencia Anual Ordinaria.

Una vez seleccionado el Grupo y el Tipo, hacer clic en el botón 'Continuar'. Dependiendo del tipo de solicitud elegido, se mostrará un formulario con la información y los campos que deberán completarse para finalizar el pedido. Por ejemplo: Grupo Licencias No Docentes; Tipo Solicitud LAO.

Una vez completados los campos, se deberá hacer clic en el botón 'Guardar'. La solicitud se creará y quedará almacenada en la bandeja de 'Mis solicitudes' con el estado 'Creada'. Para que la solicitud sea evaluada, es necesario que el usuario solicitante realice una acción, ya sea de envío para autorización, o anulación. esto modificará el estado del mismo.

Descripción de Circuitos para gestionar tipos de solicitud

Licencia Anual Ordinaria

A continuación se describirá el circuito asociado a un tipo de autorización específico. De acuerdo al esquema de autorizaciones que cada organismo determine para esta solicitud, los pasos del circuito pueden variar.

Paso 1: Seleccionar opción de Nueva Solicitud
Paso 2: Seleccionar Grupo de Solicitud (En este caso será “Licencias No Docentes”)
Paso 3: Seleccionar Tipo de Solicitud. (En este caso será “Solicitud LAO”)

Paso 4: Cargar datos a la solicitud.

Cuando el usuario intenta registrar esta solicitud, el bandle controlará en primer lugar que el usuario sea un empleado de la institución, que tenga designación dentro del escalafón correspondiente, y además capturará el saldo de días LAO.

Para el registro solicitará las fechas desde y hasta de rango de días a solicitar. Se controla que la fecha “desde” no sea anterior a 30 días previos a la fecha actual, y que la fecha “hasta” sea mayor a la fecha “desde”.

Informa sobre el total de días que computa el rango de fechas ingresadas y la cantidad de días que quedan como saldo LAO.

Permite además ingresar una observación para control posterior del avance de la solicitud.

Paso 5: Guardar la solicitud.

Una vez ingresados los datos guardados, la solicitud se registra y queda en estado “Creada”, y puede verse en la solapa “Mis Solicitudes” de la Bandeja Solicitudes”

Paso 6: Derivar la solicitud.

El usuario, posterior a crear la solicitud, desde la solapa “Mis Solicitudes”, debe derivarla para que inicie el proceso de autorización. Desde este lugar también puede ver el detalle de la solicitud creada, y llegado caso, también puede borrarla, y de esta manera, la solicitud no ingresará en un proceso de autorización. En este paso, el usuario debe seleccionar la próxima instancia de autorización. Las instancias de autorización están determinadas por el tipo de autorización vinculada con el tipo de solicitud que se está registrando. Como se mencionó más arriba, esta solicitud en particular tiene el tipo de autorización:

Aprueba uno o más Jefes (secuencial) - Área Responsable
Por lo tanto la primera instancia de autorización, requiere que el usuario envíe la solicitud para que sea autorizada por otro usuario. (Jefe)

y posteriormente, seleccionar el nombre del usuario a quien deriva. Luego guardar la derivación para iniciar el proceso de autorización. La solicitud cambia su estado a “En proceso de autorización”

Paso 7: Autorización / No autorización del usuario receptor de la solicitud.

El usuario receptor, a quien le fue derivada la solicitud, encontrará la misma en la solapa “Mis Pendientes de Autorización” de la Bandeja Solicitudes.

Podrá ver en detalle los datos de la solicitud. Podrá no autorizarla, en cual caso la solicitud queda en estado “Rechazada” o Autorizarla. (Botón azul con check). El usuario debe Confirmar la acción para avanzar.

Paso 8: Derivación de la solicitud autorizada.

Si el usuario que autoriza, no es el último en el esquema de autorización, la solicitud autorizada queda en estado “En Proceso de Autorización” y lista para ser derivada.

Si el usuario que deriva, tiene potestad (jefe), al derivar puede pasar la solicitud a la siguiente instancia de autorización dentro del esquema de autorización.

El tipo de solicitud tiene asociado un esquema de autorización que requiere como finalización que la solicitud sea aprobada por un Área responsable. Es por eso que en la derivación, el usuario (jefe) debe seleccionar el área a la que deriva dicha solicitud.

Una vez derivada a la siguiente instancia, la solicitud pasará a la Solapa “Mis Autorizaciones” de la Bandeja Solicitudes del usuario que derivó.

Y quedará disponible para ser autorizada en la siguiente instancia en la Solapa “Mis pendientes de Autorización” de todos aquellos usuarios que pertenezcan al Área a la que fue derivada.

Paso 9: Autorización de la Solicitud en el Área Responsable.

En esta instancia al igual que se describió en el paso 7, se pueden ver los detalles de la solicitud, se puede rechazar (con algún comentario que avale tal acción) o se puede autorizar.

En este caso, una vez autorizada la solicitud, pasa a la Solapa “Mis pendientes de Finalización” con estado “Aprobada”, ya que cumplió con todas las instancias de autorización.

Paso 10: Finalizar proceso de Autorización. Impacto en el sistema de gestión.

En ese paso, la solicitud puede ser impactada en el sistema de gestión en el caso que el servicio esté configurado para que asi sea. Las acciones en este punto son:

• Impactar (En caso que el servicio esté vinculado con el sistema de gestión)
• Marcar como trámite exitoso. (Esto se usa para registrar la registración exitosa en el sistema de gestión, si no se puede hacer el impacto en forma automática)
• Marcar como trámite no exitoso. (En caso de que por alguna razón, la solicitud pueda seguir su curso en el sistema de gestión)

La acción de impactar requiere el registro de algunos parámetros necesarios para el registro en el sistema de gestión. En este caso deberá determinarse a cual cargo se asocia la licencia LAO, y la variante LAO correspondiente.

Permisos Particulares

Paso 1: Seleccionar opción de Nueva Solicitud Paso 2: Seleccionar Grupo de Solicitud (En este caso será “Licencias No Docentes”) Paso 3: Seleccionar Tipo de Solicitud. (En este caso será “Permisos Particulares (Art. 101)”

Paso 4: Cargar datos de la solicitud. Cuando el usuario intenta registrar esta solicitud, el bandle controlará en primer lugar que el usuario sea un empleado de la institución y que tenga designación dentro del escalafón correspondiente.

Para el registro solicitará la fecha en que se hará uso de la licencia. Se controla que la fecha no sea anterior a 30 días previos a la fecha actual.

Paso 5: Guardar la solicitud.

Una vez ingresados los datos guardados, la solicitud se registra y queda en estado “Creada”, y puede verse en la solapa “Mis Solicitudes” de la Bandeja Solicitudes”

Paso 6: Derivar la solicitud.

El usuario, posterior a crear la solicitud, desde la solapa “Mis Solicitudes”, debe derivarla para que inicie el proceso de autorización.
Desde este lugar también puede ver el detalle de la solicitud creada, y llegado caso, también puede borrarla, y de esta manera, la solicitud no ingresará en un proceso de autorización. En este paso, el usuario debe seleccionar la próxima instancia de autorización.
Las instancias de autorización están determinadas por el tipo de autorización vinculada con el tipo de solicitud que se está registrando.\

Como se mencionó más arriba, esta solicitud en particular tiene el tipo de autorización:

• Aprueba Área Responsable

Por lo tanto la primera instancia de autorización, requiere que el usuario derive la proxima instancia de autorización, que en este caso es el Área correspondiente.

Luego guardar la derivación para iniciar el proceso de autorización. La solicitud cambia su estado a “En proceso de autorización / Autoriza Área”

Paso 7: Autorización / No autorización del usuario receptor de la solicitud.

Todos los usuarios que pertenezcan al Área encontrarán la solicitud derivada en la solapa “Mis Pendientes de Autorización” de la Bandeja Solicitudes.

Podrá ver en detalle los datos de la solicitud. Podrá no autorizarla, en cual caso la solicitud queda en estado “Rechazada” o Autorizarla. (Botón azul con check). El usuario debe Confirmar la acción para avanzar.

Debido al tipo de autorización tiene una única instancia, la solicitud queda en estado “Aprobada” al ser autorizada por un usuario del Área.

Paso 8: Finalización del proceso de Autorización.

En este caso, una vez autorizada la solicitud, pasa a la Solapa “Mis pendientes de Finalización” con estado “Aprobada”, ya que cumplió con todas las instancias de autorización.

Paso 9: Finalizar proceso de Autorización. Impacto en el sistema de gestión. En ese paso, la solicitud puede ser impactada en el sistema de gestión en el caso que el servicio esté configurado para que así sea.

Las acciones en este punto son:

• Impactar (En caso que el servicio esté vinculado con el sistema de gestión)
• Marcar como trámite exitoso. (Esto se usa para registrar la registración exitosa en el sistema de gestión, si no se puede hacer el impacto en forma automática)
• Marcar como trámite no exitoso. (En caso de que por alguna razón, la solicitud pueda seguir su curso en el sistema de gestión)

La acción de impactar requiere el registro de algunos parámetros necesarios para el registro en el sistema de gestión. En este caso deberá determinarse a cual cargo se asocia la licencia Permiso Particular, y la variante correspondiente, si hubiera mas de una. Luego Guardar.

Si el impacto es exitoso, la solicitud cambiará su estado a “Trámite exitoso”.