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Administrar Comisiones

Objetivo:

Esta operación permite administrar las Comisiones para las cursadas.

Ubicación en el menú

Cursadas > Comisiones > Administrar Comisiones

Pre-Requisitos

Dato de la ventana Descripción Operación
Año Académico Año Académico Años Académicos
Período Lectivo Período Lectivo Periodos Lectivos
Actividades Actividad incluida en plan vigente activo Actividades

Operación

Comisiones: Primero se realiza una búsqueda de las actividades para poder visualizar las comisiones.

Los campos de búsqueda obligatorios son:

Año Académico (1)
Período Lectivo (2)

Opcionalmente se puede filtrar por:

Ubicación (3)
Tipos de Comisiones (4)
Responsable Académica (5)
Propuesta (6)
Plan (7)
Año de Cursada (8)
Actividad (9).

Se debe presionar el botón ‘Filtrar’ para obtener el resultado que buscamos (10)

GUA comisiones.png

ABM Comisiones Luego de la búsqueda de la actividad, el resultado lista la siguiente información por cada registro: código de la actividad, el nombre, el tipo, Comisiones: en esta columna se visualizará un semáforo en el que tomará dos colores, el rojo indica que no existe comisión creada para esa actividad y el verde indicará que ya hay comisiones, la cantidad de comisiones creadas para esa actividad y el icono de la lupa que nos permitirá consultar y editar sobre la misma.
El botón "Limpiar" (11), nos permitirá resetear el filtro para poder realizar una nueva búsqueda.


Al hacer click sobre el botón de la lupa (12), correspondiente a la actividad se puede ver la siguiente pantalla:

GUA comisiones2.png


Descripción de la pantalla:
1) la cabecera con la información de Año Académico y de Período Lectivo.
2) el botón + para agregar comisiones a la actividad seleccionada.
3) el botón lupa para modificar la comisión seleccionada.
4) el botón x para eliminar la comisión seleccionada.
5) el botón + para agregar subcomisiones a la comisión seleccionada.
6) el botón lupa para modificar la subcomisión.
7) el botón x para eliminar la subcomisión seleccionada.
8) el botón Volver para regresar a la pantalla de búsqueda de actividades.

Alta de Comisiones

Desde el punto 2 del menú anterior, ingresar/seleccionar la información de las seis pestañas; luego presionar el botón ‘Guardar’:

Pestaña ‘General’

GUA comisiones3.png

La información a ingresar/seleccionar es:

Campo Descripción
Nombre Nombre de la comisión que se está dando de alta.
Ubicación Ubicación donde se encuentra la comisión.
División Campo no obligatorio, división de la comisión. Es para los casos donde los alumnos están agrupados por división y se requiere que el alumno curse solo en comisiones de su división.
Período Lectivo No se puede modificar este campo ya que lo hereda de la actividad.
Planes Personalizados Indica si la comisión forma parte de un plan personalizado.
Insc. Habilitada Indicar si se desea que la comisión se encuentre disponible para la inscripción del alumnado.
Cupo Mínimo Campo no obligatorio. Este dato es utilizado para las comisiones que están valorizadas por Sanaviron-Quilmes que requiere un número mínimo de alumnos inscriptos. Puede ser utilizado para quien necesite tener una cantidad mínima de inscriptos en la comisión para poder habilitar la cursada.
Cupo Máximo Campo no obligatorio, límite de participantes para la comisión. Utilizado en el control de cupo al momento de la inscripción en la comisión.
Letra Desde-Hasta Campo no obligatorio. Rango de apellidos de alumnado que se puede inscribir a la comisión.
Turno Campo no obligatorio. Turno en el que se dictará la actividad (Mañana / Tarde / Noche).
Cátedra En caso que se maneje el concepto de cátedra, se podrá seleccionar la misma. El listado de cátedras disponibles, será de todas aquellas cátedras que tengan definida la actividad de la cuál se está generando comisión.
Cobrable Indica si la comisión se encuentra valorizada o no.
Estado Indica si la comisión se encuentra en estado Activa, Pendiente o Baja. Las comisiones activas permiten realizar cualquier operación sobre ellas, tales como inscribir alumnos, generar actas, etc. El concepto de estado Pendiente indica que la comisión no se encontrará activa hasta alcanzar el cupo mínimo de alumnos inscriptos.
Observaciones
Modalidades de Cursada
para la Comisión
Indicar si la comisión está disponible para modalidad ‘A distancia’, ‘Presencial’ o ambas.
Comisión habilitada
para:
Indicar para qué Propuestas está disponible esta comisión.
Las propuestas disponibles son aquellas que tengan a la actividad dentro de algún plan activo, y con el atributo requiere cursado.


Solo podrán inscribirse alumnos a las comisiones en Estado Activo o Pendiente y que posean la Inscripción Habilitada.
Los relevamientos definidos mediante la operación Definir Relevamientos solo podrán aplicarse sobre aquellas comisiones en estado Activo.

Pestaña ‘Docentes’

En esta pestaña podrán cargarse a los docentes de la comisión.

GUA adm com docentes.png

Completar esta pestaña no es obligatorio; de hacerlo, los campos obligatorios se marcan con el signo (*).
En primer lugar deberemos buscar a los docentes que deseamos cargar en la comisión. Para ello contamos con una herramienta de filtro (1). Los campos por los que podremos filtrar docentes son:Nombre, Apellido, Cátedra, Legajo, Responsable Académica y/o ¿Es Docente Externo?
Una vez filtrados los docentes deberemos seleccionar a aquellos que deseamos agregar a la comisión tildando su checkbox (2) y luego haciendo click en el botón de Agregar Docentes (3)
Los docentes agregados se visualizarán listados en la parte superior (4) y allí deberemos indicarles los siguientes datos:

  • Responsibilidad: Qué cargo ocupa en la comisión (titular, JTP, Adjunto, etc).
  • Fecha Desde y Fecha Hasta: El rango de fechas en el que se desempeñará como docente de la comisión.
  • ¿Firma?: En caso de utilizar actas digitales deberemos tildar este checkbox para indicar que este docente deberá firmar digitalmente el acta.
  • Contamos además con un botón de tacho de basura para eliminar al docente del listado.


Pestaña ‘Dedicación Horaria’

Completar esta pestaña no es obligatorio; de hacerlo, los campos obligatorios se marcan con el signo (*).
(1) Presionar el botón ‘Agregar dedicación horaria para un docente (1)’, se habilitará una línea para colocar el detalle para un docente. Volver a presionar el botón para agregar una nueva línea.
La información a seleccionar/ingresar es:

GUA adm com DedicacionHoraria.png

Campo Descripción
Docente Seleccionar el docente de la lista agregada en el paso anterior (2).
Dedicación Seleccionar entre las opciones Campo, Consulta, Laboratorio,Examen,Laboratorio, Práctica, Teoría,Tutoría,Preparación Clase, Tutoria (3).
Horas Totalidad horaria dedicada a la comisión por parte del docente (4).
Eliminar Para eliminar la línea presionar el botón marcado (5).

Pestaña ‘Días y Horarios’

En esta solapa podremos cargar las diferentes bandas horarias de la comisión, es decir, los días y horarios en los que se van a dictar las clases.

GUA adm com dias horarios 1.png

En primer lugar nos van a aparecer dos opciones: Agregar una nueva banda horaria (1) o Compartir la banda horaria de otra actividad (2)

Agregar Banda Horaria

Si elegimos crear una nueva banda horaria nos aparecerá la siguiente pantalla con datos a completar:

GUA adm com dias horarios 2.png

Campo Descripción
Día Seleccionar el día de la semana en el que tendrá lugar la clase.
Tipo de clase Indicar de qué tipo de clase se trata (teórico, práctico, etc).
Fecha Desde y Hasta; Hora Inicio y Fin En estos campos deberemos indicar entre qué fechas tendrán lugar estas clases y cuál será su horario de inicio y de finalización.
Cant. Horas Totalidad de horas.
Periodicidad Seleccionar entre las opciones Mensual, Quincenal o Semanal.
Observaciones Se puede completar con algún detalle de la banda horaria.

Compartir Banda Horaria

Compartir bandas horarias nos sirve para indicar que nuestra comisión compartirá clases con otra comisión (que puede ser de la misma actividad o de una actividad distinta, pero perteneciente al mismo período lectivo). Si elegimos compartir una banda horaria con otra comisión nos aparecerá la siguiente pantalla con datos a completar:

GUA adm com dias horarios 3.png

Lo primero que debemos indicar es la banda horaria que queremos compartir con nuestra comisión. Para ello deberemos hacer click en el ícono del lapiz que se encuentra a la izquierda del campo y se nos abrirá una herramienta de filtro donde podremos buscar y seleccionar las diferentes bandas horarias existentes para este período lectivo.

Una vez seleccionada la banda horaria se nos autocompletarán los diferentes campos con la información de la banda horaria que elegimos.

Nota: El sistema controla que en una misma comisión no haya bandas horarias que se superpongan en el mismo día de la semana, rango horario y fecha del calendario.

Pestaña ‘Instancias’


GUA comisiones7 2.png

La información a seleccionar/ingresar es:

Campo Descripción
Instancia Tildar la instancia que se configura para la comisión, si es Promoción y/o Regularidad (1).
Escala de Notas Seleccionar de la lista Escala de notas (2). En la opción (3) se puede visualizar el detalle configurado en las escalas.
Porcentaje de Asistencia Completar el porcentual de asistencia que se requerirá si se encuentra habilitado el parámetro relacionado a Asistencia. Sino, este campo aparecerá grisado (4).

Pestaña ‘Fecha de la Comisión’


GUA comisiones8.png


La información que muestra en esta pantalla son las Fecha de la Comisión para la actividad. Las fechas mostradas dependerán del Período Lectivo, los Planes, la Ubicación y las Modalidades seleccionados en la solapa General.


(1) Al presionar el botón con la lupa se habilitará la carga de fechas de excepción y de tope bajas:

GUA adm com Fecha.png

La información a ingresar es:

Campo Descripción
Inicio Día y horario donde comienza la excepción al período de Inscripción (1).
Fin Día y horario donde finaliza la excepción al período de Inscripción (2).
Tope Bajas Día y horario límites para darse de baja en la inscripción a la comisión (3). Luego presionar el botón ‘Confirmar’ (4).
Habilitado Interfaz Se debe asignar la opción para que interfaz queda habilitada la excepción si para: Gestión o Autogestion(4), Luego presionar el botón ‘Confirmar’ (5).


Luego si presionamos la lupa en el Período Lectivo se habilitará la carga de fecha de inicio y fin de dictado:

GUA comisiones12.png

GUA comisiones13.png

Pestaña 'Moodle'

En esta pestaña podremos crear y vincular cursos virtuales a nuestra comisión. Para poder utilizar esta función debemos haber administrado previamente las plataformas de Educación Virtual desde la operación Administrar Configuración del Sistema.

GUA admin comisiones moodle1.png

Esta pantalla nos mostrará los cursos virtuales de la plataforma Moodle vinculados a la comisión y se mostrarán las opciones Crear (1) para crear un nuevo curso virtual y Vincular (2) para asociar a la comisión un curso virtual ya existente.

Al clickear en Vincular se abre la siguiente pantalla:

GUA admin comisiones moodle vincular.png

Aquí tendremos que seleccionar el curso virtual que queremos vincular a la comisión (1) y podremos decidir si queremos que se matricule automáticamente en el curso a los alumnos de la comisión (2). En la parte inferior tenemos los botones Volver (3) para cancelar la vinculación y Vincular (4) para guardar.

Si clickeamos en Crear nos aparece la siguiente pantalla:

GUA admin comisiones moodle crear.png

Para crear un nuevo curso virtual en la plataforma Moodle debemos ingresar los siguientes datos obligatorios: Nombre del curso, Nombre Abreviado, Categoría, Descripción e indicar si ya es Visible para los usuarios. Entre los datos no obligatorios podemos indicar las Fechas de Inicio y de Fin del Curso, si se importa contenido de otro curso y si se matricula automáticamente a los alumnos de la comisión.

Una vez que hemos creado o vinculado un curso, este debe aparecernos en la pantalla como se muestra a continuación:

GUA admin comisiones moodle2.png

Esta pantalla presenta tres secciones:
La primera nos muestra la información de los cursos virtuales vinculados a la comisión (1) y nos da la opción de Desvincular el curso.
La segunda sección nos muestra la información de los docentes del curso.
Y la tercera nos muestra los datos de los estudiantes.
Si se presentara alguna diferencia (por alguna modificación en la comisión por ejemplo: baja de un docente, matriculación de un alumno, etc.) entre los docentes o alumnos de la comisión y de los cursos vinculados, se habilitará el botón Actualizar Docente (2) o Actualizar Alumno para sincronizar a los docentes o alumnos.

Finalmente, presionamos el botón ‘Guardar’ (3) para que queden registradas las configuraciones ingresadas.
Consideraciones:
La Comisión deberá tener asociado al menos un docente, de lo contrario no podremos crear un curso virtual.
Los alumnos y docentes tienen que tener asociada una cuenta de email porque sino no podrán matricularse en la plataforma de cursos virtuales.
La cuenta de correo deberá ser única para cada persona es decir, por ejemplo si dos docentes tienen registrada la cuenta fisica@facu.edu.ar uno de ellos no va a poder matricularse.



Modificación y Baja de Comisiones:

IMPORTANTE: Todos los datos de las comisiones y subcomisiones serán modificables mientras que no haya al menos un acta (de Cursada o Promoción válida generada).
En el caso de que ya posea algún acta cerrada, no se podrá modificar ningún dato ni de la comisión, ni de sus subcomisiones.


GUA comisiones2.png



(3) Al presionar el botón con la lupa se habilitan todos los campos de las pestañas que se completaron en el alta, para poder modificar cualquiera de los mismos. Una vez finalizadas las modificaciones, presionar el botón ‘Guardar’.
(4) Al presionar la x se eliminará la comisión; sólo si la comisión no tiene Inscriptos, no tiene Evaluaciones Manuales, no tiene Actas creadas ni tiene inscripciones dadas de baja.

(5) El botón + habilita la pantalla para dar de alta Subcomisiones.

Alta de Subcomisiones:

Completar las tres pestañas y presionar el botón ‘Guardar’.

Pestaña ‘General’



GUA comisiones21.png

La información a ingresar/seleccionar es:

Campo Descripción
Nombre Nombre de la subcomisión que se está dando de alta (1).
Tipo de Clase Seleccionar de la lista Tipos de clases (2).
Letra Desde-Hasta Campo no obligatorio, rango de apellidos de alumnado que se pueden inscribir a la subcomisión (3).
Cupo Campo no obligatorio, límite de participantes para la comisión (4).
Insc. Habilitada Indicar si se desea que la subcomisión se encuentre disponible para la inscripción del alumnado (5).


b- Pestaña ‘Docentes’:


GUA comisiones15.png
GUA comisiones17.png


Completar esta pestaña no es obligatorio.
(1) Se listarán los docentes de la comisión. Seleccionar cuáles de esos docentes pertenece a la subcomisión.
(2) Presionar el botón ‘Agregar Docentes’.
(3) Quedará agregado el docente a la parte superior, donde se puede modificar el rango de fechas de docencia.
(4) Al presionar este botón se elimina el registro con el docente asociado.


Pestaña ‘Días y Horarios’


GUA comisiones18.png

GUA comisiones20.png


Completar esta pestaña no es obligatorio.
(1) En la parte inferior de esta solapa, se listarán las bandas horarias de la comisión siempre que coincida el tipo de clase de la comisión con el de la subcomisión que se está dando de alta. Seleccionar la banda.
(2) Presionar el botón ‘Agregar Bandas Horarias’.
(3) Quedará agregada la banda horaria en la parte superior. Con el icono del tachito se puede eliminar la banda horaria elegida.

Dar ‘Aceptar’ a la pantalla que aparece:

Comisiones28.png

Modificación y Baja de Subcomisiones:


GUA subcomisiones.png

(1) Al presionar el botón con la lupa se habilitan todos los campos de las pestañas que se completaron en el alta, para poder modificar cualquiera de los mismos a excepción de tipo de clase (si es que ya tiene bandas horarias asociadas). Una vez finalizadas las modificaciones, presionar el botón ‘Guardar’.
(2) Al presionar el icono de la x se eliminará la subcomisión; sólo si la subcomisión no tiene Inscriptos, no tiene Evaluaciones Manuales ni tiene Actas creadas.
Presionar ‘Aceptar’ cuando aparece la pantalla:

Comisiones30.png

IMPORTANTE: Todos los datos de las comisiones y subcomisiones serán modificables mientras que no haya al menos un acta de Cursada o Promoción válida generada. En el caso de que ya posea algún acta cerrada, no se podrá modificar ningún dato ni de la comisión, ni de sus subcomisiones.


A continuación en el siguiente video podrá observar un ejemplo de como administrar Comisiones:


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