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Cargar ventas offline

Ubicación en el Menú: Ventas / Cargar ventas offline

Objetivo

Cargar para una Unidad de venta conceptos cobrados o a cobrar.

Conceptos cobrados

Lote de ventas que se ingresa mediante planilla, asociado a una unidad de ventas. Estas ventas se registraran automáticamente como ventas cobradas.

Conceptos a cobrar

Lote de ventas que se ingresan mediante planilla generando ventas en estado realizada. De esta forma, los clientes van a poder ingresar al Portal de Pagos y realizar el pago correspondiente.

IMPORTANTE:

• Actualmente, la única forma de acceso al Portal de Pagos es a través del portal de Autogestión del alumno, por lo que las "ventas a cobrar por lo recaudado" deben corresponder a alumnos que existan en el módulo SIU-Guaraní (identificados por tipo y nro. de documento)
  Las ventas que devengan y serán cobradas en Pilagá (parámetro de la suscripción INFODEVPIL=SI) si se pueden informar aunque la persona no exista en SIU-Guarani3. En estos casos y desde la también se debe revisar y configurar el parámetro del sistema ITEM_COMP (Cantidad máxima de items permitidos por comprobante. Agrupa por cliente_pagador o cliente y medio de pago.)

• La ventas se generarán con el medio de pago indicado en la planilla. El alumno tendrá la posibilidad de modificar el medio de pago por aquellos que se encuentren disponibles en la institución.

Los archivos utilizados para la carga de planillas offline pueden tener los siguientes formatos'.CSV,'.XLS y .XLSX

Requisitos

• En la suscripción se debe configurar el parámetros ACEPTAOFF = Si, entre otros, para poder utilizar esta operación, de no estar con este valor no se van a poder seleccionar las unidades de venta
  
• Configuración del sistema - Núcleo >AFIP
• Chequear / Configurar los distintos tipos de Notificaciones con la operación Administrar tipos de notificaciones

Inicio

Al ingresar a la operación nos encontraremos con ejemplos de planillas en formatos .csv y .xls, las planillas ejemplos contienen la mayoría de las columnas; consultar más bajo, en la sección 'Diseño del archivo de entrada' la lista de columnas que existen en cada tipo de planilla ( ventas cobradas o ventas a cobrar)

Las planillas ejemplo se descargan en la carpeta de su computador en la carpeta 'Descargas' con los siguientes nombres:

• modelo_planilla_ventas_cobradas.xls
• modelo_planilla_ventas_a_cobrar.xls
• modelo_planilla_ventas_cobradas.csv
• modelo_planilla_ventas_a_cobrar.csv

También se incorporó un link con acceso directo a la wiki

Unidad de venta: Seleccionar una unidad de venta del combo disponible
Fichero: Localizar el archivo que contiene las novedades de Ventas cobradas/Ventas a cobrar.
Planilla : Ingresar el nombre de la planilla, el mismo identifica el lote importado. No puede ser un nombre actualmente en uso.

El dato TIPO CONCEPTOS no se guarda en la base de datos, sólo es tenido en cuenta a la hora de cargar la planilla.

Seleccionando el botón se inicia el proceso de carga. Como resultado del proceso se indica la cantidad de ventas cargadas correctamente y cuántas no se pueden cargar.

Planilla Ventas a cobrar - dato Fecha de vencimiento

Se habilitaron dos forma para calcular la fecha de vencimiento para pagar:

• Agregar a la planilla la columna fecha_vencimiento e informarla para todas las ventas con formato dd-mm-aaaa.
• No informar esa columna en el archivo de la planilla offline y en este caso la fecha de vencimiento se calcula con el dato informado en un nuevo parámetros de la suscripción de la unidad de venta: VENTA_VTO.
  

Por otro lado se creó un nuevo parámetro del sistema DIAS_ALERTA_VENC para indicarle a un nuevo proceso con cuántos días de antelación enviarle una notificación por mail al cliente de Alerta de próximo vencimiento.

El nuevo proceso para configurar en núcleo se llama : " Genera notificaciones sobre ventas proximas a vencer"
Los datos que se informan en el correo electrónico son:

Le recordamos que la venta: XXXXXXXX está disponible para el pago, se encuentra próxima a vencer: dd-mm-aaaa.
Importe total: $ ....
Realizada en: dd-mm-aaaa.

Diseño del archivo de entrada

A continuación se detallaran todas las columnas posibles que podrá contener una planilla.

• El primer registro debe contener los nombres de las columnas que se informarán.
• Nunca se debe incluir una coma (,)

Datos de las planillas : ventas cobradas y ventas a cobrar

Nombre de la columna	Descripción	Tipo	Obligatorio
concepto_venta	Código del Concepto de venta . Debe existir Y es obligatorio se incluya en la Unidad de Negocio	string (10)	Si
cliente_apellido	Apellido de la persona	string	Si
cliente_nombre	Nombres de la persona	string	Si
cliente_dni	número del documento que presenta el cliente, el número de un cuit se ingresa sin guiones	string	Si
cliente_calle	Calle de la dirección de la persona	string	No
cliente_numero	Número de la dirección de la persona	string	No
cliente_piso	Piso de la dirección de la persona	string	No
cliente_dpto	Departamento de la dirección de la persona	string	No
cliente_cp	Código Postal de la dirección del alumno	string	No
cliente_cp_desc	Localidad de la dirección de la persona	string	No
cliente_email	email de la persona. Siempre se actualiza la tabla de personas con el correo electrónico informado en la planilla	string	No
forma_pago	Hay 2 opciones: total cuota	string	No
leyenda	Texto a incluir en la venta - El texto que se ingrese en este campo será el utilizado en las facturas o comprobantes Tener en cuenta que existe un conjunto acotado de caracteres permitidos para el ingreso de datos en la planilla, al utilizar programas editores como LibreOffice, Excel o similar, verificar que el mismo no modifique caracteres automáticamente. Existen casos en los cuales estos programas modifican caracteres que a simple vista son iguales pero difieren en su codificación. La lista de caracteres válidos es : a-z A-Z 0-9 ÁÉÍÓÚ áéíóú ñÑ üÜ ' " . * + #  ;  :  !  % @ $ € ( ) = º ª ° < { } [ ] _ - el pipe y el acento grave	string	Si
importe_cobrado	únicamente para la planilla de COBRANZAS ya realizadas. NO utilizar comas, utilizar punto como separador Ej: 200.50. Se controla que el importe no supere los 13 enteros y como máximo 2 decimales .	decimal	Si
importe_a_cobrar	únicamente para la planilla de CONCEPTOS A COBRAR. NO utilizar comas, utilizar punto Ej: 200.50 . Se controla que el importe no supere los 13 enteros y como máximo 2 decimales . Las planillas de VENTAS a COBRAR por el momento sólo se pueden utilizar si se tiene G3 implementado y conectado a SQ y que las personas informadas en la planilla sean alumnos de Guarani. En estos casos las ventas a cobrar el alumno las tendrá disponibles en el Portal de pagos y la fecha de vencimiento que se le pone a las ventas es la fecha de ingreso del movimiento al sistema + 30 días ( no se utiliza este vencimiento por el momento en el sistema )	decimal	Si
fecha_vencimiento	Desde la Nombre de columna únicamente para la planilla de CONCEPTOS A COBRAR. Si la columna está informada en la planilla las fechas deben estar informadas y ser correctas , de lo contrario se rechaza el lote completo.	fecha formato dd-mm-aaaa	No
medio_pago	COBRANZAS: 1 (uno)-Efectivo - 5 (cinco)-Mercado Pago - 13(trece) -Pago por transferencia - 14(catorce) -Pay per Tic CONCEPTOS A COBRAR: 14(catorce) -Pay per Tic - 5 (cinco)-Mercado Pago - 13 (trece) transferencia	integer	Si
fecha_pago	sólo para planilla de cobranzas: fecha de la cobranza. Para aquellos casos que necesiten ingresar una fecha de cobranza real Y que no termine siendo la fecha de alta de la planilla en el sistema, pueden agregar esta columna para informarla. AHORA, si se agrega la columna absolutamente todos los registros tendrán que tener una fecha válida informada. El rango válido es entre el 01-12-AñoActual-1 y la fecha de subida al sistema.	fecha dd-mm-aaaa , ejemplo: 12-04-2021	No
cliente_tipo_doc	Tipo de documento de la persona En caso de no especificar este dato, se usa la lógica anterior para permitir compatibilidad, se asume DNI. tabla tipos_documentos, el código: DNI,Documento Nacional de Identidad PASAPORTE,Pasaporte DNT,Documento Nacional de Identidad Temporario CI,Cedula de indentidad LE,Libreta de Enrolamiento LC,Libreta Cívica CUIL,Clave única de identificación laboral CUIT,Clave única de identificación tributaria CDI, Clave de Identificación (CDI) CIE, es la CI extranjera		NO
	Desde la se agregan también a la Planilla de VENTAS A COBRAR las siguientes columnas:
condicion_fiscal	Condición fiscal de la persona En caso de no tener este dato, se procede con la lógica anterior. valores:tabla condiciones_fiscales 1,IVA Responsable Inscripto 2,IVA Responsable no Inscripto 3,IVA no Responsable 4,IVA Sujeto Exento 5,Consumidor Final 6,Responsable Monotributo 7,Sujeto no Categorizado 8,Proveedor del Exterior 9,Cliente del Exterior 10,IVA Liberado – Ley Nº 19.640 11,IVA Responsable Inscripto – Agente de Percepción 12,Pequeño Contribuyente Eventual 13,Monotributista Social 14,Pequeño Contribuyente Eventual Social		NO
pagador_nombres	Nombres de la persona que paga	string	No
pagador_apellido	Apellidos de la persona que paga	string	No
pagador_razon_social	Identificación de la empresa ó institución que paga	string	No
pagador_numero_doc	Para cualquiera de los casos anteriores se debe informar el número de documento , en el caso de ser cuit no informar los guiones	string	No
pagador_tipo_doc	Informar si el número de documento se trata de un CUIT o de un DNI	string	No
pagador_domicilio	Incluir todos los datos del domicilio , NO utilizar comas	string	No

Mensajes de error

En el caso de existir ventas erróneas, que no se pudieron procesar, desde la operación Monitor de procesos se podrán ver los errores que se encuentran en cada registro de venta.

A continuación se enumeran algunos de los mensajes de error que pueden surgir , errores que impiden proseguir la carga de datos Y hacen que se cancele la carga de datos:

Caracteres no permitidos

Cuando se detectan en el archivo de entrada caracteres no permitidos el proceso cancela con el mensaje:

Al aceptar el mensaje, en la pantalla se mostrarán que datos tienen problema de caracteres no válidos:

El usuario debería corregir los datos y volver a Cargar la planilla.

Año del contenedor

Si el año del contenedor definido en la unidad de ventas seleccionada es diferente al año calendario se emite un mensaje de alerta Si es correcto seleccionar ACEPTAR, si es incorrecto seleccionar el CANCELAR.

El mensaje dice:

Cantidad máxima de registros

Desde el parámetro del sistema CANTREGOFF se deberá definir la máxima cantidad permitida.

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