Mantenimiento
El proceso de Mantenimiento de archivos permite extender la vigencia y asegurar la disponibilidad de los documentos almacenados en el sistema. Funcionalmente, implica:
Renovación de Vigencia
- Permite actualizar la fecha de expiración de un archivo, extendiendo su período de vigencia.
- El usuario o un proceso automatizado puede solicitar la renovación.
- El sistema valida que el archivo sea renovable (por ejemplo, que no esté eliminado o expirado).
- Se actualiza el campo de vigencia y se registra la operación para trazabilidad.
Validaciones y Restricciones
- Solo archivos en estado vigente pueden ser renovados.
- Se verifica que la nueva vigencia cumpla con las políticas del sistema (por ejemplo, no superar un máximo permitido).
- Se notifican errores claros en caso de parámetros inválidos o reglas de negocio no cumplidas.
Este proceso asegura que los archivos importantes puedan mantenerse accesibles por el tiempo necesario, cumpliendo con las normativas y necesidades de cada organización.